Popa
VP Com & FAPS
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Localisation : Fac d'Orsay
 |  Sujet: Compte-rendu du CA du 04/12/14  Dim 07 Déc 2014, 11:59 | |
| Compte-rendu de la réu du jeudi 4 décembre Présidentes de séance : Anna et Yaëlle Membres actifs présents : Lucas et Robin Membres présents : Louis et Claire
- Rôle des membres du bureau :
Points soulevés par A.K-(ChinoisLeRouge) et oubliés à la réunion précédente : la secretaire est chargée de coordonner les dispos de chacun, pour organiser les reus, les permanences ... et s'occupe de transmettre a la prefecture les papiers officiels.
Autre point soulevé : relations fac et partenaires asso/FAPS et exterieurs ? Anna repond qu'elle s'en charge, Yaelle et elle sont d'accord sur le fait que c'est ce sur quoi elles s'etaient mises d'accord en se presentant.
Réseaux sociaux : pour l'instant on met des posts à propos des tournois. Lucas, est-ce que tu voudrais/pourrais poster de temps en temps ? Pourquoi pas. De son côté, Yaëlle continuera à poster plus ou moins régulièrement sur fb, mais n'en fera pas plus au niveaux des réseaux sociaux notamment. Elle a suffisamment de charges à l'heure actuelle, elle n'en prendra pas de supplémentaires.
Et de toute façon, même si chacun a ses tâches, le fonctionnement du bureau reste collectif.
- Points techniques :
Anna, résumé du rendez-vous avec la banque :
On était toujours en interdit bancaire, le chèque coupable n'ayant pas été déposé (contrairement à ce que disait Bouing ...). Mais on s'est arrangé avec la banque, le problème est réglé. Donc on n'est plus en interdit bancaire. On a toujours les frais de cotisation, mais vu que la réunion était avec la directrice de la banque, et que ça avait l'air un peu tendu, Anna a préféré ne pas en parler.
On ouvre des comptes le 5/12 (demain). Qui est dispo ?
Caps de 13h à 14h
Lucas de 11h30 à 13h30
Louis s'il est reveillé.
Il faut encore prendre rendez-vous pour présenter Yaëlle et qu'elle récupère le droit de signature. Anna doit prendre rendez-vous pour le 13.
FSDIEs : tout est arrivé, a été remboursé, on est contents. Les deux ont été acceptés, malgrè une hésitation pour les tabourets.
MDE : attribution des locals dans la mde faite aujourd'hui. Pour l'instant, on partage un local avec le RDA ... Pour des raisons de gestion des locaux, des clés, du bruit, etc ... ça paraît peu envisageable ... réclamations ont été faites, et on attend des nouvelles.
Est-ce qu'on sait quels meubles on aurait ? Non ... et puis ça dépendra aussi de ceux avec qui on cohabite.
Forum : A.K-(ChinoisLeRouge) a dit il y a 15 jours sur le forum que pour ce qui concernait le fonctionnement du forum, il était "en train de voir avec la présidente" ... c'en est où ? Réponse d'Anna : Anna et lui n'en n'ont pas parlé depuis 15 jours ...
Pref : on a reçu la déclaration en préfecture !!!
- Tournois réguliers :
12/12
On a les affiches. Penser a les afficher. En donner à l'AGUPS, à l'AGORAé.
On a le lot.
Cite U
Anna doit contacter ciby-net. Mais ils ne la rappellent pas. Louis propose d'aller les voir pour nous  .
Voir aussi pour Pacat. Yaelle verra avec Amelie, est-ce que quelqu'un d'autre pourrait passer a pacat ? Non, personne, sauf si vraiment besoin.
Tournois janvier
Planning fait pour apres les vacances.
- PSPT :
On fait quoi ? On attend combien de personnes ?
Poker + free play, comme l'année dernière.
Le double : 120 personnes.
Avancement / à faire :
- Date du tournoi :
Anna devait passer voir Villemin, mais c'était fermé aujourd'hui.
Yaëlle : Doodle pour voir les dispos et fixer, des qu'on a les date.
Objectif : fixer la date de l'event à la réu de la rentrée de janvier
A prévoir : réservation du bâtiment auprès de la fac dès qu'on a la date (Anna)
- CRR - hygiène & sécu - sécurité
Anna contacte CRR avant prochaine réu, demande devis. Regarder les possibilités pour la sécu.
- Lots :
Plutôt autour du poker, mais pas forcément. Gourmette ? Plutôt non, cher et personnel ... Cheques cadeaux : non, ça fait trop gain d'argent, ça passera probablement pas auprès de la fac en plus. Coupes ? pourquoi pas ...
Lucas doit faire premiere recherche et premiere ebauche chiffree avant la prochaine reu.
Objectif : valider choix definitif debut janvier, et avoir devis precis mi-janvier
- Materiel : jetons - jeux de carte
Anna regardera ce qu'on possède en terme de jeux et de jetons avant la prochaine réu.
Caps se chargera d'estimer ce dont on a besoin dans l'absolu pour le PSPT et fera les devis de ce qu'on aura besoin d'acheter pour compléter.
Objectif : valider choix definitif debut janvier, et avoir devis precis mi-janvier
- Buvette :
Déjà rodée sur 2 ans, et ne passe pas sur FSDIE, donc peut attendre janvier, Yaëlle/Lucas s'en occuperont a la rentree des vacances.
Objectif : présenter un premier projet en réu fin janvier / début février.
- Com : Yaëlle
Affiches :
Eric est pour l'instant trop occupé, mais il a une idee.
Lucas a deja un fond, mais il ne sait pas vraimet quoi mettre dessus.
Objectif = avoir un ou deux projets bien avancés au plus tard mi-janvier (et affiche définitive en février ?). Premier affichage avant les vacances de fevrier (23/01), et apres on reaffiche.
Nombre d'affiches à imprimer ? Demander avis sur le forum, mais au moins 100. Plutot 200.
Yaëlle = demande le devis. Possible auprès de la FAPS. Elles sont pas chères, et de très bonne qualité.
Forum : création sujet PSPT 2015 dès ce we, pour que tout le monde puisse donner avis, conseils etc et suivre l'avancement ... + annonce "officielle" en partie publique du PSPT en janvier, dès que date fixée
Site : Anna propose de créer un site internet. D'après Lucas, Gautier peut par exemple le faire, ou des potes de promo de Caps. Idée : pour l'instant, juste faire une ébauche. Et de toute façon ce serait juste une page.
A prévoir : newsletters, publipostage, création événement sur fb ...
Tracts : Caps : on peut ne pas en faire beaucoup, une ou deux journees de tractage, en laisser à un ou deux endroits. Sauf que quand on avait fait ça, ça avait été un échec critique. Peut-être réessayer avec un petit nombre de tracts ? Yaëlle fait devis, et on en reparle.
- Recrutement :
Nombre de personnes nécessaires pour le tournoi lui-même (croupiers et autres...) ? 15 tables, donc 15 croupiers. + 5 personnes autres. Donc 20 personnes minimum.
A savoir : on peut recruter des croupiers à la K'fet.
A prévoir : organiser une formation des croupiers un peu avant le PSPT. A voir avec les "croupiers expérimentés" des tournois précédents. Faire ça deux semaines ou un mois avant l'evenement.
- Budget :
Yaëlle = présentation budget prévisionnel en précisant que ce n'est vraiment qu'une ébauche basée sur les éléments de l'an dernier, qui sera affinée au fur et à mesure que les devis arriveront.
Dépenses = CRR + sécu + lots + affiches + buvette / rentrées = FSDIE + PAF + buvette
Ca donne 1 600 euros de sortie, 2 100 de rentrees, 500 de benef.
Entree a 3 euros, ou 4 si les lots sont vraiment importants. Mais a 3 euros c'est plus simple pour la recave.
Ce budget rectifié et actualisé sera présenté à nouveau au CA au plus tard fin janvier ou début février, en même temps que dossier FSDIE.
Il faut avoir tous les devis mi-janvier dans l'idéal, et en tout cas fin janvier au plus tard !
- Inscriptions :
Possible de faire inscriptions payantes en ligne avec la FAPS. Ça permettrait d'encourager les gens à s'inscrire en avance.
Yaëlle demandera en même temps que pour les affiches.
Bilan de ce que chacun doit faire d'ici la prochaine réu du 18/12 :
- Anna : se renseigner pour dates le plus vite possible + demander devis pour CRR + regarder securite + faire le point jetons & jeux
- Lucas : première recherche lots et proposition chiffrée + projet d'affiche
- Yaëlle : sujet PSPT sur le forum dès que CR en ligne + suivi avec Eric et Lucas pour projet affiche + demande devis affiches + demande devis tracts + doodle pour fixer date dès que Anna aura eu les dates possibles + voir pour inscription en ligne
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