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 Compte-rendu du CA du 18/12/14

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Popa
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 18/12/14   Dim 21 Déc 2014, 15:21

Compte-rendu de la réu du jeudi 18 décembre

Présidentes de séance : Anna et Yaëlle
Membres actifs présents : Lucas
Membres présents : Amélie et Antoine



  • Point admin :

    Banque :
    On a parle des frais de gestion du compte (9,50€), dont on a appris qu'ils étaient spécifiques au fait que, en tant qu'association, on a un compte de type "professionnels". On doit donc les payer. Cependant, la conseillère nous a expliqué que normalement ils offrent un an de cotisation aux nouveaux, et comme apparemment ça n'a pas été le cas pour nous, on va en bénéficier cette année.
    Ils étaient plutôt contents des ouvertures de compte. Quand on est allés les voir (le 13/12) 5 personnes avaient ouvert, sur 15 s'étant inscrits au départ. On recommencera une session après l'ouverture de la MIE.
    On a aussi déclaré Yaëlle comme trésorière.

    MIE :
    Dernière date obtenue : déménagement à partir du 20 janvier, ouverture officielle ???
    On a finalement notre local à nous, et chaque association aura un budget pour meubler son local.


  • Tournois réguliers :

    16/01 : rappel, on a un tournoi de tarot (responsable Robin, Lucas affiche, Yaelle fait la comm, Anna reserve la salle.


  • PSPT :

    Avancement / à faire


    - Date du tournoi :

    On a demande des dates en dehors des examens, on nous a proposé le vendredi 3/04 (veille du week-end de pâques) et le jeudi 30/04 (pendant les vacances de printemps, et veille du 1er mai) ...
    Doodle : 5 personnes ont répondues, majoritairement pour le 3 avril : 4 pour, 1 "si nécessaire" (pour le 30 avril = 5 "si nécessaire").

    Alexandre à posé plusieurs questions à propos des dates :
    Est-ce qu'il y a une des dates pour laquelle on pourra avoir un publipostage ? Yaëlle a demandé, attend une réponse.
    Est-ce qu'il y a une des dates où la K'fet fait quelque chose ? Anna doit aller les voir.
    Est-ce qu'il y a une des dates pour laquelle on risquerait de pas avoir les affiches ? Non, comme on les fait en impression par la FAPS, on les aura avec très peu de délais.

    On relance le doodle, et on fixe la date à la prochaine réu. Anna s'occupera de réserver la salle dès qu'on aura fixé la date (début janvier).


    - CRR - hygiène & sécu - sécurité

    Anna l'a pas encore fait. S'en occupe pendant les vacances.
    Pour la sécurité Sylvain nous a parlé de l'entreprise qui fait les videurs à son boulot. Ils sont pas trop chers, et il les connaît. Ça a l'air pas mal, Anna va les contacter.

    Objectif = choisir entreprise sécurité début janvier / avoir les deux devis CRR + sécu mi-janvier


    - Lots :

    Lucas a fait plusieurs propositions, dont la liste sera mise sur le forum, dans la partie dédiée au PSPT. Après discussion, on a redéfini ce qu'on voudrait : Yaëlle et Amélie étant plutôt favorables à des lots orientés poker, Anna et Lucas pensant que ça peut être cool aussi autre chose. Dans tous les cas il nous faudrait au moins 8 "petits" lots équivalents pour les 8 premiers, et des gros lots pour les 2 ou 3 premiers, qui choisiraient leur lot selon leur ordre d'arrivée. Et pas de bons d'achats, ça risque de faire vraiment trop jeu d'argent par rapport à la fac, c'est pas bon du tout. Lucas s'occupe de regarder à nouveau.

    Objectif : valider choix définitif début janvier, et avoir devis précis mi-janvier


    - Matériel : jetons - jeux de carte

    Anna : a fait le bilan du matériel dispo actuellement. On a : 3413 jetons de 1 (par exemple pour le BJ), 25 : 418, 10 : 400, 500 : 417, 5 000 : 1 340, 1 000: 350, 100 : 105. Sans compter les mallettes à stacks. Anciens jetons : 464 noirs, 415 bleus, 398 verts, crème : 439, violets : 6, jaunes : 4.

    Complément nécessaire ? Caps : recherche et estimation chiffrée matériel complémentaire à acheter pour prochaine réu
    Objectif : valider choix début janvier, et avoir devis précis mi-janvier


    - Buvette :

    RAS - à voir en janvier / février.


    - Com (Yaëlle) :

    Affiches : projet Lucas OK et approuvé par Eric qui du coup ne proposera pas d'autre projet. Le dernier modèle sera mis en ligne sur le forum pour permettre à chacun de donner son avis. Objectif = affiche définitive au plus tard à la réu de mi janvier pour impression début février.

    Nombre d'affiches à imprimer ? Pas de réponses sur le forum... On part sur 200.
    Yaëlle : bilan prix FAPS : pour 200 affiches A3 couleur, on en a pour 64 euros.
    Tracts : 100 ? 200 ? Pour l'instant on part sur 100, à 8 euros, et on les déposera a des endroits stratégiques (cite U, agoraE, LMDE ...). Prix FAPS : 8 centimes le tract couleur, imprimé d'un seul côté.


    Forum : pour l'instant, il n'y a eu aucune réaction sur le forum au sujet du PSPT... ce serait bien qu'anciens comme nouveaux n'hésitent pas à donner leurs avis, conseils ...

    Annonce "officielle" en partie publique du PSPT = en janvier, dès que accord fac pour réservation bâtiment. Le CA se met d'accord pour que, quand Yaëlle mettra l'annonce, elle en profite en même temps pour modifier la partie publique et créer une rubrique "Tournois annuels" afin de les mettre en avant.

    NB : Caps n'est pas dans le groupe des membres actifs sur le forum. Anna ? Elle va le faire


    Création site PSPT : l'hébergement qu'on a actuellement mais dont on n'a plus les codes se finit le 9 janvier, on en profitera pour en demander un nouveau, pour le PSPT. Gautier est d'accord pour faire un brouillon pour la rentrée, il faudra juste lui donner le texte. Lucas voit avec lui.


    Le reste de la com (fb, newsletters ...) sera programmé au fur et à mesure pour s'étaler jusqu’au PSPT lui-même


    - Recrutement :

    RAS - à prévoir en février / mars = tapissiers et notamment les anciens + à voir avec la Kfet.
    Formation des croupiers : RAS - à voir début mars


    - Budget :

    Modification de la PAF : elle passe à 4 euros, mais on supprime la possibilité de recave, qui apparente trop le tournoi à un jeu d'argent, et en plus fait protester un certain nombre de joueurs. Pour le reste, RAS : sera re-présenté en réu quand on aura tous les devis.

    Rappel : il faut avoir tous les devis mi-janvier dans l'idéal, et en tout cas fin janvier au plus tard pour le dossier FSDIE, sur lequel on commencera à travailler à la rentrée.


    - Inscriptions :

    Inscriptions en ligne ? Yaëlle : problèmes pour envoyer un mail à la FAPS (adresse pas valide). On lui a communiqué une nouvelle adresse l'aprem de la réu, elle leur enverra un mail rapidement.

    Question d'Anna : comment on gérera les gens ? Comment on leur donne un numéro ?
    Yaëlle propose qu'à leur arrivée on leur fasse remplir une feuille avec nom, prénom, numéro de téléphone s'ils veulent laisser un contact, droit à l'image, et une question sur comment ils ont découvert l'existence du tournoi. On pourrait imaginer qu'un coin de cette feuille soit à déchirer pour leur laisser comme preuve d'inscription, avec un numéro. Ou alors on peut acheter des billets numérotés, comme la dernière fois pour la tombola, et comme ça quand ils arrivent, ont donné leur nom et ont rempli la feuille, on leur donne un billet, à charge pour eux de le garder la soirée.



    Bilan de ce que chacun doit faire d'ici la prochaine réu du 8/01 :
    - Anna : estimations / devis CRR + Sécurité + voir avec K'fet pour les dates.
    - Lucas : proposition chiffrée pour validation définitive lots + finalisation affiche
    - Yaëlle :  forum (CR + post état avancement PSPT + posts affiche et lots) et suivi avec Lucas pour projet affiche. Début janvier : demande devis affiches et tracts + demande renseignements pour inscriptions en ligne
    - Caps : recherche et estimation chiffrée du matériel complémentaire (jeux + jetons) à acheter

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A. K.
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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 18/12/14   Lun 22 Déc 2014, 00:29

Citation :
On a parle des frais de gestion du compte (9,50€), dont on a appris qu'ils étaient spécifiques au fait que, en tant qu'association, on a un compte de type "professionnels". On doit donc les payer. Cependant, la conseillère nous a expliqué que normalement ils offrent un an de cotisation aux nouveaux, et comme apparemment ça n'a pas été le cas pour nous, on va en bénéficier cette année.

O.o Il dit quoi votre contrat ? Car de mémoire il n'y a aucun frais de gestion pour une asso sauf si on est dans le négatif.

Citation :
On a aussi déclaré Yaëlle comme trésorière.
Une explication please, je comprends pas ...

Citation :
MIE :
Gestion du bat ? Gestion du local ? Horaire ? Le budget pour meubler son local c'est un fait ? C'est écris par un membre de l'université ou c'est juste une rumeur ?

Citation :
Tournois réguliers
Vous voulais faire un tournoi de tarot sous quel forme ? Tarot à quatre  comme les compétition ? Mais vous aurez vraiment le temps d'organiser avec le PSPT ?

Citation :
PSPT
Beaucoup de question mais commencé par répondre à ceux là
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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 18/12/14   Lun 22 Déc 2014, 13:55

1. Frais de gestion de compte : après vérification, c'est "normal" et c'est le cas dans toutes les banques en général (mais il y a peut être des exceptions ?). Les comptes d'asso sont des comptes "pro", même s'ils ont des tarifs préférentiels, et il y a des frais annuels de gestion et d’accès en ligne au compte à payer (alors que l’accès en ligne, par exemple, est en général gratuit pour les particuliers). C'est juste qu'apparemment personne n'avait intégré cette info quand le compte a été ouvert ...

2. "On a déclaré Yaëlle comme trésorière" = certes la formule était un peu abrupte mais cela veut simplement dire qu'on a transmis à la banque la déclaration en pref, et présenté Yaëlle à la banque comme étant la nouvelle trésorière de l'asso, notamment pour qu'elle puisse avoir la signature sur le compte.

3. MIE - local : on donne les infos au fur et à mesure qu'on les a ... et pour les meubles, l'info vient de la FAPS. Pour le reste, tout ce qu'on a c'est le règlement, reçu il y a quelques jours, mais il ne répond pas a toutes les questions, loin de la : Règlement Maison Etudiants.pdf - Téléchargement du document

4. Tournois réguliers : on les organise depuis octobre, on est à peu près rodé, et c'est pas très lourd à organiser, donc pas de problème en tout cas pour l'instant pour les poursuivre en parallèle avec la préparation du PSPT. Et ce serait vraiment dommage d'arrêter, car cela marche très bien, il y a du monde qui vient, et ce sont des soirées très sympas... exactement ce qu'on veut pour TAPIS ! ^^ Donc on les maintient au moins jusqu'aux vacances de février, et après on verra. Quant au premier tournoi de janvier, celui de tarot, on verra les détails à la réu à la rentrée, mais en tout cas on a déjà décidé que ce serait un tournoi a 4, mais pas en duplicate car ça ce serait en effet beaucoup trop lourd à préparer. Faut bien qu'on aille en cours de temps en temps ... Wink

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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 18/12/14   Lun 22 Déc 2014, 23:18

ok c'est plus claire car en version non traduit les gens comprenne pas ... [oui oui il y a des gens qui lise les CR]

Pour la So Gé; je sais bine que c'est compte pro mais normalement compte pro d'asso il y a pas de frais ... (en tout cas c'est le cas pour APOIL c'est moi qui l'avait ouvert)

PS: J'ai fait un nouveau topic pour parler de la LMDE, pour pouvoir parler de ses avancement, de ses budget ou encore de sa gestion ça sera plus simple je pense.
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