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 Compte Rendu de l'AG du 11/10/2015

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MessageSujet: Compte Rendu de l'AG du 11/10/2015   Mar 20 Oct 2015, 00:03

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire du 11 octobre 2015

Présidente de séance : Anna
Secrétaire de séance : Yaëlle
Membres présents : A.K-(ChinoisLeRouge), Amélie, Antoine, Claire, Lucas, Robin



Ordre du jour :

  • Élection du président de séance
  • Élection du secrétaire de séance
  • Bilan moral
  • Bilan financier
  • Élection du nouveau bureau




  • Élection du président de séance :

    Une seule candidature : Anna Savilov.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (1), Contre (0), Pour (6)


  • Élection du secrétaire de séance :

    Une seule candidature : Yaëlle Vinçont.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (0), Contre (0), Pour (7)


  • Ajout d'un point à l'ordre du jour :

    Un point a été demandé à l'ajout : élections de membres au CA.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (0), Contre (0), Pour (7)



  • Bilan moral :

    Anna explique que :
    Au début de l'année 2014-2015, nous étions au bâtiment 334. Puis nous avons déménagé au bâtiment 399 lors de son ouverture. Ce déménagement a été précédé par quelques problèmes :
    Dans un premier temps, l'administration nous avait mis dans un local commun avec le RDA, car pour eux jeux de cartes et jeux de plateau étaient sensiblement la même activité, donc il n'y avait pas besoin de deux locaux.
    Après réclamation et explication des deux associations à la fac, nous avons reçu notre propre local. Mais ce dernier était vraiment trop petit. Nous avons donc été encore changé de local pour enfin avoir celui que nous avons maintenant qui nous convient, même s'il manque les stores sur les fenêtres.
    L'association a continué tout au long de l'année de faire des petits tournois réguliers avec un assez bon remplissage, bien que moindre lors des tournois de belote et de tarot. Il y a aussi eu le PSPT cette année : un grand tournoi dans la salle commune du bâtiment 399, avec une soixantaine de personnes présentes pour jouer. Ce tournoi est une réussite pour l'association malgré le fait que nous nous sommes vu refuser la Participation Aux Frais (PAF) de la part de la faculté une quinzaine de jours avant l’événement.

    - Question : comment Anna voit-elle son mandat vis à vis de la communication ?
    Pas trop mal selon elle : il y a eu du recrutement, grâce à Andréas en grande partie, mais aussi des tournois réguliers qui se passent bien.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (0), Contre (2), Pour (5)

    Raisons des votes contre :
    - Amélie : c'était une présentation trop concentrée sur l'association et pas assez du point de vue de la présidence.
    - Robin : le bilan n'a montré que les points de vue positifs mais aucun point négatif, comme la rentrée et son absence du début d'année.


  • Bilan financier :

    Yaëlle présente un tableau montrant les différentes dépenses et recettes de l'année. Il est possible d'en consulter le détail sur demande au trésorier.

    Dans les grandes lignes, on a eu sur l'année 2014-2015 (hors buvette) :
           Argent sur le compte au 11 octobre : 1 223, 56 euros

           Total des dépenses : -2856, 91 euros
           Total des rentrées : 2 824, 54 euros
           Solde de l'année : - 32, 87 euros

    Ce déficit s'explique principalement par la suppression inattendue de la PAF du PSPT, qui aurait rapporté 240 euros supplémentaires environ si elle avait pu être conservée.
    Sachant également que, toujours pour le PSPT, on a pris trois entreprises de sécurité et secourisme intervenant en parallèle, alors qu'on aurait pu se contenter d'une seule (Athena), ce qu'on fera cette année. (Remarque : même si financièrement ça ne règle pas tout vu que du coup on aura aussi moins du FSDIE ...)

    Pour la buvette, comptes faits, on a :
           Début de l'année : 165, 89 euros
           Fin de l'année : 343 euros
    => Solde à l'année : + 177, 11 euros

    Donc au total à l'année on est dans le positif, et même en ne comptant pas la buvette on aurait été positifs si l'on n'avait pas du supprimer la PAF du PSPT de manière non prévue.


    Antoine : Y a-t-il eu des problèmes dans la caisse de la buvette ?
    Yaëlle : Pas mal avant le déménagement. En revanche, depuis qu'il a eu lieu, et qu'on a pu mettre la caisse sous clé, les pertes inexpliquées sont minimes (quelques euros), et plus ou moins compensées par des gains inexpliqués.
    Antoine fait tout de même remarquer qu'il aurait été bien d'en faire la somme, pour se faire une idée de ce qui a été perdu sur l'année.

    Amélie rappelle que notre compte Jazz nous permet de gagner des points à chaque action qu'on fait, points dépensables dans un catalogue.
    Réponse est faite que le bureau verrait ça quand ils passeraient à la banque pour faire la passation.

    Des remarques ont été faites sur le tableau : faire un avant-après pour permettre plus de visibilité, et une ligne représentant le total de l'année aussi.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (0), Contre (0), Pour (7)


  • Élection du bureau :

    Se présentent :
    Yaëlle au poste de présidente,
    Lucas au poste de trésorier,
    Amélie au poste de secrétaire.


    - Présentation de Yaëlle :

    C'est sa 4ème année, elle est passée par les postes de membre active à secrétaire puis trésorière. Elle a de l’expérience dans TAPIS, et grâce à ses différents postes au fil des années, elle peut facilement aider et soutenir aux autres postes.
    Son idée de TAPIS : permettre à un maximum d'étudiants de jouer aux cartes, en développant les heures d'ouverture, l'organisation de tournois réguliers, et le PSPT à la fin de l'année.
    Son idée de la présidence : dynamiser TAPIS, faire en sorte d'organiser des évènements, motiver aussi bien les membres que le CA que le bureau, ...


    - Présentation de Lucas :

    2ème année à TAPIS, une association qu'il adore. Sa première année, il l'a passée en tant que vice-trésorier ce qui lui a permis d'accumuler de l'expérience pour pouvoir réussir son travail en tant que trésorier seul responsable de la charge à partir de maintenant, et pour assurer cette charge de façon beaucoup plus indépendante. Par contre il sera moins présent à TAPIS cette année, à cause d'un emploi du temps plus chargé.


    - Présentation d'Amélie :

    Également sa 4ème année à TAPIS, et malgré un investissement moins important que les deux autres personnes se présentant au bureau les années précédentes, elle a envie de faire quelque chose pour TAPIS cette année. Elle a déjà commencé à prendre des responsabilités vis à vis de la communication pour TAPIS sur les réseaux sociaux et le forum au sujet des tournois.



    - Antoine demande à Yaëlle quels sont ses objectifs pour l'année :
    Le premier objectif est de permettre aux étudiants de jouer, avec en plus l'idée que cela permet le recrutement de nouveaux membres nécessaires pour pérenniser l’association. Enfin il y a le PSPT, car c'est un événement positif pour TAPIS et les étudiants en général, très demandé, et avec des retours positifs.

    - Il pose ensuite la question de l'organisation dans le bureau :
    Le bureau est en premier lieu une équipe, après dans l'équipe le trésorier a plus la charge des comptes et a aussi la charge de gérer les FSDIE, la secrétaire qui fera la communication et qui s'occupera aussi des comptes rendus, et enfin le président qui s'occupe de gérer les troupes, et de les motiver.

    - Enfin une dernière question de sa part : comment faire pour le recrutement ?
    Dans une première approche, il y a les « 24h du jeu » qu'organise le RDA : pour un week-end, le RDA, APOIL et TAPIS feraient un événement commun, où les étudiant pourraient jouer à tout ce qu'ils veulent. Et cet événement permettrait de faire connaître TAPIS. Dans la même veine d'idée, il y a une campagne d'affichage prévue, grâce à l'aide de Claire qui a contacté un ami à elle pour faire le dessin de l'affiche. Enfin il faut aussi essayer d'aller voir les gens en salle commune pour les faire jouer et découvrir l'asso.

    - Questions de Robin : comment va faire Lucas pour les FSDIE, compte tenu de sa « nouveauté » dans le domaine ?
    Lucas rappelle qu'il a déjà de l'expérience dans la réalisation devis (lots du PSPT par exemple), donc même s'il n'a jamais fait de dossier complet il a confiance qu'avec un peu d'aide au début il s'en sortira, et pour la partie "présentation" il se dit plutôt à l'aise pour les exposés, donc ça ne devrait pas trop lui poser de problèmes.

    - Qu'allez vous faire de l'argent de TAPIS cette année ?
    Les 1200€ servent dans un premier temps à avoir une réserve en cas de coup dur, et à avancer l'argent des factures pour les évènements, de façon à éviter d'avoir à le demander aux membres.

    - Antoine demande s'il est prévu de faire des évènements rapportant de l'argent (du genre crêpes), ou à l'inverse clairement non rentables.
    Le bureau répond qu'il n'est pas particulièrement prévu de faire des évènements "rentables", vu que les crêpes c'est un peu compliqué quand on a déjà du mal à avoir des journées de permanence, et que les tournois payants sont interdits par la loi, ce dont l'administration de la fac s'est rendu compte il y a peu (cf le PSPT), et maintenant ils sont vigilants à ce sujet. Les petits tournois sont donc gratuits, et pour le PSPT on va viser l'équilibre et pas la réalisation de bénéfices dans la mesure où il n'y a plus de PAF. Donc concrètement il n'est pas prévu de faire d'évènements "positifs" ou "négatifs" financièrement parlant.
    Robin fait remarquer qu'il existe un mail (à voir avec Baptiste Laget) du ministère qui permet de faire quelques tournois payants (ils disent qu'ils vont pas interdire tous les petits tournois) et qu'il faut donc y réfléchir.


    Par contre il faut aller voir la Société Générale pour d'éventuels financements.

    Et pour ce qui est des évènements, au delà des tournois réguliers déjà programmés, il faut essayer de faire d'autres tournois en cité universitaire, surtout que pour ceux là, Antoine par exemple dit pouvoir s'en occuper s'il est prévenu à l'avance et s'il a moyen de récupérer le matériel.


    - Puis il y a la question de l’investissement par semaine des membres du bureau, et de si ils vont vouloir se re-présenter l'année prochaine :
    Yaëlle est présente au local le jeudi soir (réu ou tournoi) et le vendredi après midi (permanence régulière), et par ailleurs elle passe pas mal d'heures à travailler pour TAPIS depuis chez elle le soir et durant le we. Pour l'année prochaine elle ne pense pas se représenter car elle sera en M2, et aura donc un stage de 6 mois, pas forcément dans le coin, et forcément pas sur des horaires étudiants, donc probablement incompatible avec un rôle important à TAPIS.
    Lucas a un emploi du temps aléatoire mais il reste présent à TAPIS, et quand au renouvellement de son mandat, il n'en sait encore rien, à voir vers le milieu d'année.
    Amélie, elle ne passera pas énormément de temps au local le premier semestre mais cela ne l’empêchera pas de remplir ses fonctions. Pour l'année prochaine pourquoi pas.


    Vote :

    Présidente : Yaëlle a 7 voix.
    Trésorier : Lucas a 7 voix.
    Secrétaire : Amélie a 7 voix.

    Le bureau présenté est élu.


  • Candidatures au CA :

    Claire : présente à l'association quatre jours par semaine, essaye de recruter des gens pour les amener à l'association et lors des tournois.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (0), Contre (0), Pour (7)


    Robin : là pour donner des conseils grâce à son ancienneté, et une présence lors des permanences.

    Vote : NPPPAV (0), Abstention (1), Contre (1), Pour (5)


    Pour terminer cette Assemblée, il y a juste eu une discussion sur l'utilité du frigo pour l'association, à faire attention à ne pas devenir un snack bar et à essayer de faire une politique dessus (exemple : Si tu veux prendre un snack, joue une partie avec nous).


CR cosigné par Robin Pelle, et Yaëlle Vinçont
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