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 Compte-rendu du CA du 3 décembre 2015

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Ruka
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 3 décembre 2015   Mar 08 Déc 2015, 00:06

Compte-rendu de la réu du 3 décembre 2015
 
Présidente de séance : Yaëlle
Membres actif.ve.s présent.e.s : Lucas, Amélie, Claire, Robin
 
Ordre du jour :

  • Réu inter-assos
  • Banque, assurance
  • Affiches rentrée
  • Forum
  • Meuble/caisse
  • Weekend loisir
  • Tournois
  • PSPT
     

 

  • Réu inter-assos :
     
    Vendredi 27 novembre a eu lieu une réu des assos du bâtiment avec la FAPS pour exprimer nos doléances au sujet de la gestion défaillante de la MaPS, et trouver des solutions aux problèmes mentionnés. Durant la réu, Baptiste Laget a envoyé aux assos une convocation pour une rencontre (= comité directeur) avec les représentants de l’université, des UFR, de la FAPS, et les assos de la MaPS (une personne par asso), le jeudi 3 décembre entre 14h30 et 16h30. A l’ordre du jour, entre autres : « Questions des associations relatives à la gestion et au fonctionnement de la Maison (1h30) », lesquelles devaient être envoyées au préalable la veille avant 16h. La réu s’est donc orientée vers l’élaboration des questions qui seraient envoyées à la présidence. Une liste de propositions est donc établie (détail ici, pour le bureau ;) ).
     
     
    Bilan général du comité directeur : (le CR détaillé plus le précédent sont supposés être envoyés avant le 4 décembre à midi… Il est pas complet mais on s’en contentera pour l’instant, la version complète est supposée arriver dans le weekend)
     
    - une nouvelle codirectrice apparaît : Catherine Descours.
    - chaque asso peut désormais réserver son propre local en dehors des heures d’ouverture au public.
    - chaque asso disposera d’un badge pour ouvrir les salles C1 et C2, en faisant la résa au moins un quart d’heure avant (souci d’assurance).
    - on pourra modifier, annuler, voir le détail de nos résas sur Concierge.
    - les dossiers évènementiels se feront en ligne, dès, en principe, lundi 7 décembre.
    - au sujet des horaires imposés : certaines assos (ça veut dire APOIL) débordent sur les horaires, se font expulser du bâtiment, puis reviennent dans le bâtiment... Pas étonnant qu’ensuite l’administration ne fasse pas confiance aux assos… C’est quand même possible d’éventuellement envisager de laisser l’accès aux locaux associatifs aux membres pour ouvrir brièvement hors horaires, peut-être après la fin de l’état d’urgence.
    - est évoqué un souci de chaises de la salle poly qui se retrouvent n’importe où, ou des salles laissées sans rangement après des soirées… Pas bien.
    - et enfin, est ajouté au règlement intérieur le comité usager, composé des assos et de la FAPS (comme la réu du 27 et celle du 4), réuni au moins tous les mois.
     
  • Banque, assurance :
     
    Le PV de l’AG signé suffit à la banque pour accepter le nouveau bureau. Yaëlle & Lucas prendront rendez-vous avant les vacances pour renouveler les coordonnées de l’asso, voir les partenariats faisables, et peut-être renégocier les frais de gestion.
     
    Pour l’assurance, il faut souscrire à la responsabilité civile et une assurance immobilier. Yaëlle s’en charge.
     
  • Affiches rentrée :
     
    Elles sont commandées et expédiées :D
    On devrait les recevoir bientôt, et on ira les afficher.
     
     
  • Forum :
     
    Une refonte de la structure du forum est en préparation par Yaëlle et Mélie. Il est prévu de ramener un topic Associatif, que A.K-(ChinoisLeRouge) réclamait dernièrement.
     
  • Meuble/caisse :
     
    A.K-(ChinoisLeRouge) a dit qu’il passerait vendredi 11 en dehors de nos perms récurrentes. Caps peut peut-être s’arranger pour passer.
     
  • Weekend loisir :
     
    Yohann demande la liste des organisateurs et organisatrices pour chaque asso, Tapis propose : Yaëlle, Lucas, Mélie, et deux parmi Caps, Claire, Gautier.
    On est tous d’accord pour inscrire Gautier pour commencer à lui attribuer des responsabilités hors affichage/site. On garde Claire en « joker ».
     
  • Tournois :
     
    - Tournois réguliers :
     
    Le 10 décembre c’est belote, les annonces fb/fow/sms/mail ont été faites à l’heure.
    Le 14 janvier c’est poker avec thème chemise. Pour l'instant les salles C1+C2 sont réservées, mais on va prendre la salle poly puisque les C1+C2 ne sont pas pratiques puisque séparées par un mur, et qu’on a eu 28 joueur.se.s au dernier tournoi et on ne tient plus dans la C1 seule. Il faudra faire (comprendre « Mélie fera avec l’aide de Yaëlle ») le dossier évènementiel (en ligne lundi théoriquement donc).
     
     
    - Tournois cité u : Mélie
     
    Eminet : ils ont organisé un petit tournoi d’échauffement chez eux, et ont demandé à Tapis un petit coup de main car ils manquaient de jetons. Mélie a donc amené des mallettes et a assisté à la soirée. Verdict : la com n’a pas marché. Il n’y a eu que 12 joueur.se.s pour 20 prévu.e.s, et ça a commencé très en retard, bref : à revoir. On a bien insisté sur la légalité, et éviter toute suspicion de jeu d’argent.
     
    Pac@net : Mélie est en contact avec Kenza la présidente de Pac@net. Cette dernière nous a demandé deux dates où on pourrait venir, pour qu’elle puisse en voter une au CA suivant. Bonus ! Elle nous a demandé deux dates en mars :D (On a dit 1er et 8 mars) C’est le jackpot pour ramener des gens au PSPT.
     
    Flemnet : Mélie a envoyé un mail à l’adresse de contact de l’asso, sans réponse. Elle s’est donc adressée au président à la place, sans réponse aussi. Il faudra relancer.
    [Update 6/12 : Il y a eu une réponse d’une membre de Flemnet, Mélie gère donc l’orga du tournoi avec cette dernière.]
     
    Cibynet : Mélie a contacté Cibynet sur leur page fb, en proposant un tournoi comme d’habitude. Ils sont d’accord. Mélie a du coup essayé de commencer l’orga, mais Cibynet n’a pas encore répondu. Il faudra là aussi relancer.
     
  • PSPT : Suivez l’avancement ici :)

    • Date : Mélie
       
      Un sms groupé a été envoyé aux membres de Tapis, plus quelques anciens, pour voter sur la date du PSPT. 6 personnes ont participé au Doodle, quelques autres ont répondu par sms, il faudra relancer le reste des gens contactés. Pour l’instant, le 18 mars est plébiscité à l’unanimité, et seulement la moitié des votant.e.s se prononce également en faveur du 1er avril.
       
    • Estimation budget : Lucas
       
      Lucas estime le budget à environ 500€ sans la buvette, dont ≈200€ de sécu, ≈40€ d’affiches, ≈18€ de flyers, et ≈250€ de lots. La buvette n’a pas été estimée parce qu’on ne vendra pas du tout la même chose que l’an passé. Lucas et Yaëlle devront voir ça ensemble pendant les vacances.
       
    • Devis sécu : Lucas
       
      Lucas a envoyé des demandes de devis, sans réponse pour l’instant -> relancer quand les agences de sécu seront un peu moins débordées (état d’urgence oblige).
       
    • Devis tapis : Claire
       
      Claire a contacté montapisdejeu.com. Ils font des tapis de 156x156cm maxi en rouge tramé, pour 150€ pièce. Ils accepteraient de les faire à 100€ l’unité si on en prend 12, et ils nous donneraient en plus 4 tapis comme lots. Ca fait quand même beaucoup trop cher, du coup on hésite à n’en prendre finalement qu’un pour la table finale. Claire et Caps cherchent d’autres sites de fabricants de tapis de jeu pour comparer.
       
    • Design affiche et flyer : Yaëlle
       
      Yaëlle présente un premier jet d’affiche. Les éléments importants sont présents (à l’exception du qr code qu’il faudra ajouter), mais l’affiche ne plaît pas. Il faudra la retravailler.
       
    • Site : Mélie
       
      Mélie a commencé à prendre en main l’édition du site. Pas de modification majeure pour l’instant, mais ça viendra.
       
    • Chemises : Gautier & Yaëlle
       
      Yaëlle propose de ne pas imprimer le logo de Tapis sur les chemises, puisqu’il y a trop de couleurs donc ça revient cher, et le logo n’est pas simplifiable. A la place, on pourrait faire broder un jeton avec écrit TAPIS en dessous. Un exemple est montré, il plaît, à un changement de font près.
       

     
     


_________________
                                                                                                      
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