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 Compte-rendu du CA du 17 décembre 2015

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Ruka
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Messages : 82
Date d'inscription : 09/02/2013
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 17 décembre 2015   Lun 21 Déc 2015, 01:02

Compte-rendu de la réu du 17 décembre 2015
 
Présidente de séance : Yaëlle
Membres actif.ve.s présent.e.s : Lucas, Amélie, Claire, Robin
 
Ordre du jour :

  • Réu inter-assos/Comité usager
  • Tournois
  • Weekend loisir
  • Préf, banque, assurance
  • Sous
  • Affiches rentrée
  • Forum
  • Meuble/caisse
  • PSPT
     

 

  • Réu inter-assos/Comité usager :
     
    Le CR est dispo ici (pour le bureau), ou sur demande :) [NdS : je vais ptête le mettre carrément sur le forum]

    S'ajoutent, depuis cette réu, les infos suivantes :

    • Yaëlle a récupéré le badge ouvreur de salles mutualisables en échange d'un chèque de caution de 500€. Le badge n'est pas nominatif, mais c'est quand même la signature de Yaëlle qui apparaît sur le papier concerné. En résumé : on peut se le prêter entre nous, mais au final le badge retourne dans le portefeuille de Yaëlle.

    • Amélie se porte volontaire pour Tapis pour la formation au tri sélectif de Clématis le 6 janvier.

    • Les adresses MAC ont été envoyées à Guillaume.
       


  • Tournois :
     

    • Tournois réguliers :

      • Belote du 10 décembre : Il n'y avait que 7 personnes dont Lucas & Amélie, parce que les affiches n'ont pas été affichées... Ca peut s'expliquer par le fait qu'on n'a pas reparlé de ce tournoi à la dernière réu puisqu'on était pressés par le PSPT, par le fait que personne n'a envoyé de rappel ; mais le boulot n'est quand même pas fait :/ Pour s'assurer que ça ne recommencera pas, Lucas a mis un rappel sur son téléphone.
        Yaëlle ajoute tout de même que le fait que le tournoi ait eu lieu en période d'examens peut aussi expliquer l'absence de personnes puisqu'on n'a généralement que 1 ou 2 personnes qui viennent grâce aux affiches.

      • Poker du 14 janvier : Il faut faire l'affiche pendant les vacances, et la résa au plus tôt.


    • Planning de janvier et février :



      Janvier
      7
      Réu
      14
      Poker - Chemise
      21
      Réu
      28
      Tarot

      Février
      4
      Réu
      11
      Poker
      18
      Réu




    • Tournois cité u :
       

      • Pac@net : La date du mardi 1er mars a été votée à leur CA :)
      • Eminet : Pas d'avancée par rapport à la dernière réu.
      • Flemnet & Cibynet : Les deux assos sont partantes pour faire une soirée poker avec nous, mais n'ont pas répondu aux mails d'Amélie pour amorcer l'orga à proprement parler.



    • Bibliothèque IUT :

      Lucas annonce que la bibliothèque de l'IUT joue souvent au tarot, et nous a proposé de nous associer pour organiser du tarot chez eux. Le CA approuve à l'unanimité.



     
  • Weekend loisir inter-associatif – WELIA :

     [NdS : peut-être déplacerai-je ce CR condensé ailleurs sur le forum]

    Lundi 14 décembre a eu lieu une réu concernant le WELIA, avec Yohann (RdA), Oriane (CeM), Jean (Clématis) et Amélie. On y a discuté de la com, de la répartition des salles, de la gestion de la buvette, de la sécu, et des t-shirts du staff.

    Récapitulatif :

    • Com :

      Affiche : le dessin provisoire est disponible sur la boîte mail de l'adresse contact de l'évènement (welia.associations@gmail.com, accessible au bureau). Toutes les suggestions, les affiches alternatives, sont les bienvenues. Il faudra les commander avant fin décembre pour les recevoir en janvier et les afficher sans délai.

      Flyers : Oriane propose de voir avec la fanfare pour traverser le campus avec et distribuer des flyers à la suite de la procession.

      Publipostage : L'idée d'un publipostage est évoquée. Il faudra contacter les services concernés.

    • Salles :

      Tapis reçoit la salle polyvalente du vendredi 16h au samedi 12h (possible jusqu'à 16h éventuellement, à voir avec CeM). Nous pourrons y effectuer notre tournoi de poker, et peut-être celui de belote. Sinon, nous aurons la C2 samedi après-midi, et nous pourrons installer un peu de free-play en salle commune. Pendant ce temps, le local de Tapis sera occupé par une partie de jeux de rôle (surveillée par un de nos membres ?).

    • Buvette :

      Un budget de 2700€ est attribué à la buvette, qui sera gérée par Clématis. Yohann récupérera les 2700€ ainsi que 900€ supplémentaires en fin d'évènement pour couvrir les frais du weekend.
      Oriane soulève la question de la vente de bière lors du concert. Il faut obtenir une autorisation préfectorale, s'assurer de ne pas servir des mineurs, engager un agent de sécu supplémentaire, etc. CeM se charge de ce côté de la buvette.
      Il faut aussi nourrir le staff.

    • Sécu :

      Sans compter la sécu ajoutée en cas de vente d'alcool, la sécu revient à 2545,80€ chez Athena.
      Du point de vue de l'assurance, il faut une assurance globale sur l'évènement. Yohann voit ça chez la Macif.

    • T-shirts :

      Tapis sera en bleu !
      Les 25 t-shirts du staff seront commandés pour Noël au prix de 25€. La Faps dispose d'une imprimante à t-shirts, peut-être pourra-t-on leur emprunter ?


     
  • Préf, banque, assurance :
     
    Yaëlle a relancé la sous-préfecture pour avoir la confirmation du dépôt de nos statuts. Cette dernière est demandée par la banque pour effectuer la passation du compte au nouveau bureau.
    Yaëlle doit remplir les différents formulaires pour l'assurance, après l'avoir contactée pour certains points.
     
  • Sous :

    Aigle Souplesse n'a jamais reçu le chèque pour la prestation du PSPT 2015, donc ils nous demandent de payer par virement. Problème : on n'a pas accès au compte de Tapis (cf. point précédent). Yaëlle a donc fait un chèque de Tapis à elle-même puis a effectué le virement de son compte perso.
    De plus un autre chèque de Tapis a été fait à Yaëlle pour rembourser les affiches rentrée.

     
  • Affiches rentrée : (admirons la transition)
     
    Lucas supervise l'affichage, Yaëlle & Caps affichent le plateau.
     
     
  • Forum :
     
    Yaëlle & Amélie essaieront de se voir pendant les vacances pour discuter plus amplement de la refonte prévue.

     
  • Meuble/caisse :
     
    Caps est chargé d'aller acheter une nouvelle caisse qui ferme correctement, à moins de 30€ si possible.


  • PSPT : Suivez l’avancement ici :)

    • Date : Amélie
       
      Amélie n'a pas encore relancé les gens n'ayant pas encore répondu au Doodle.
       
    • Devis sécu : Lucas -> Yaëlle
       
      La responsabilité de ce point est transférée à Yaëlle.
       
    • Devis tapis : Claire & Caps
       
      Impossible de trouver ce qui nous intéresse, même en rouleaux... On ne prendra pas de tapis alors.
       
    • Design affiche et flyer : Yaëlle
       
      Yaëlle ne s'en est pas occupée dernièrement à cause des exams.
       
    • Site : Amélie
       
      Rien à modifier pour l'instant.
       
    • Chemises : Gautier & Yaëlle
       
      Pareil que pour l'affiche.
       
    • Buvette : Lucas & Yaëlle

      Lucas & Yaëlle essaieront de se voir pendant les vacances pour préparer la gestion de la buvette.


     
     


_________________
                                                                                                      
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