Compte-rendu du CA du 7 janvier 2016

Sujet: Compte-rendu du CA du 7 janvier 2016 Dim 10 Jan 2016, 22:28

Compte-rendu de la réu du 7 janvier 2016

Présidente de séance : Yaëlle

Membres actif.ve.s présent.e.s : Lucas, Amélie

Membres présent.e.s : Gautier

Ordre du jour :

Tournois
WELIA
Préf, assurance
Affiches rentrée
Meuble/caisse
Perms
PSPT

Tournois :
- Tournois réguliers :
  
  Poker le 14 janvier : Yaëlle envisageait de mettre des croupiers mais il n'y aura pas assez de tapissiers puisque Lucas et Amélie ne seront pas là. Il faut faire l'affichage !
  
  Tarot le 28 janvier : il faut faire les affiches et la résa, et Yaëlle doit donner la liste de contact (sms + mail) à Amélie pour que cette dernière s'en charge.
  
  Poker le 11 février : résa de la salle poly avec le dossier évènement à faire dès maintenant, quitte à ne donner que le devis de l'assurance.
- Tournois en cité u :
  
  Pas d'avancée depuis la dernière réu, il faudra relancer.
WELIA :

Amélie a transmis les contacts des organisateurs à Yohann.
Concernant l'assurance : chaque asso doit assurer ses propres activités donc il faut notre assurance. La FAPS couvre les salles communes.
Préf, assurance :

La préfecture a confirmé réception et acceptation de nos statuts et notre nouvelle adresse, Yaëlle a pu envoyer la demande de changement de bureau.

Les papiers pour l'assurance sont remplis, l'envoi est prévu demain, vendredi 8 janvier.
Affiches rentrée :

Pas d'avancée depuis la dernière réu.
Restent à afficher : 336 (escaliers déjà faits), 470, 425-427 (Gautier), bibliothèque (Gautier), plateau (Lucas pour l'IUT, Yaëlle & Caps pour le PUIO).
Caisse :

Caps était chargé d'acheter une caisse pendant les vacances. On ne sait pas ce qu'il en est puisqu'il n'est pas présent aujourd'hui et n'a rien dit à ce sujet.
Permanences :

Il faut refaire un planning ! Donnez vos dispos pour des perms récurrentes à Yaëlle et/ou Amélie.
PSPT : Suivez l'avancement sur ce post !
- Date :
  
  Le 18 mars est plébiscité, et la date est votée par le CA.
- Buvette :
  
  Lucas et Yaëlle ont préparé la buvette. Plus de détails en dessous de ce post :)
  
  En première estimation, la buvette coûterait 290€, et si la moitié en est vendue, on gagnerait 220€.
  Restent à faire les formules de repas et la boîte à dons.
- Devis sécu :
  
  Yaëlle recontacte Athena, ainsi que d'autres agences pour comparer les devis.
- Affiche/Com :
  
  Yaëlle présente une nouvelle version, et doit nous l'envoyer par mail pour qu'on lui donne nos avis.
  Elle est également chargée de contacter les mairies d'Orsay et Bures pour avoir le droit d'afficher en gare.
- Chemises :
  
  Yaëlle propose trois logos, le premier plaît le plus.
  Le modèle de chemise pas cher n'est plus disponible, du coup il ne reste que les polos à un prix raisonnable, donc on prendra des polos.
- Lots : le détail sur ce post !
  
  Lucas présente une liste de lots, mais il n'y en a pas assez qui plaisent pour l'instant, il faudra en trouver d'autres.

Sujet: Re: Compte-rendu du CA du 7 janvier 2016 Lun 11 Jan 2016, 10:24

Petites précisions pour la buvette :

Les deux principales modifications par rapport aux années précédentes sont les sandwichs, et les crêpes. L'idée est de les faire nous même.

Pour les sandwichs, cela veut dire acheter des baguettes, du jambon, du poulet tranché, ainsi que du beurre, de la mayo, et de l'emmental, en prevoyant de faire 72 sandwichs (pour 96 personnes attendues, sachant que cette fois on commencera avant 19h). On a alors un coût de 87 cts par sandwich, sachant qu'on a évoqué pour l'instant de les vendre 2 euros l'unité (mais c'est encore en discussion, après réflexion ça me paraît un peu cher ...).

Pour compléter, histoire de proposer du végétarien et/ou du chaud, on pense compléter avec des nouilles. Légumes, poulet et boeuf, small et XXL, 5 de chaque.

Ensuite, pour les crêpes, l'idée serait que quelques volontaires nous les fassent, et on leur fournit / rembourse les ingrédients. On a fait avec Lucas une petite estimation rapide de ce que ça couterait pour 60 crêpes, et on a fini par estimer 16 cts par crêpe.

Pour le reste, on resterait sur les mêmes bases : canettes, snacks, ...
Juste pour le Red Bull a priori on en racheterait pas, on ferait avec la 40aine qui reste.

Admin Messages : 338 Date d'inscription : 11/03/2011

Citation :: WELIA

o.O ?

Pourquoi ne pas acheter des sandwichs déjà fait en magasin ou les commander à l'yvette ? Il seront surement mieux que ce que vous ferez et vous perdrais pas du temps à les faire.

Président.e Messages : 82 Date d'inscription : 09/02/2013 Age : 28

A. K. a écrit:

Citation :: WELIA

o.O ?

CR du 17/12...

Sujet: Re: Compte-rendu du CA du 7 janvier 2016 Mer 13 Jan 2016, 22:26

A.K-(ChinoisLeRouge) ce que tu ne sais sûrement pas c'est que l'Yvette est officiellement fermée depuis la rentrée de janvier. De plus cela nous reviens beaucoup moins cher de faire nous même les sandwich.

Pour les dispo, pour le moment je ne suis pas là jusqu'en début février. Je pense qu'après WELIA je serais dispo les lundi et vendredi soir et peu être un jour complet en semaine mais ça reste à voir. Voilà !

Admin Messages : 338 Date d'inscription : 11/03/2011

On a plus facilement foi en quelque chose acheter dans le commerce et revendu que des sandwich maison, et puis les consommable vous aller les vendre avec une marge pour couvrir les dépense, donc le coup de production importe pas tant que ça(même si ça reste important).

PS: Vous pouvez aussi négocier avec la boulangerie de Bures, ça peut lui faire de la pub et il y a possibilité qu'il vous fasse un prix