Association TAPIS - Université Orsay Paris Sud


 
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 Compte-rendu du CA du 12 mai 2016

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Ruka
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 12 mai 2016   Ven 20 Mai 2016, 20:43

Compte-rendu de la réu du 12 mai 2016

Présidente de séance : Yaëlle
Membres actif.ve.s présent.e.s : Amélie, Lucas, Caps, Gautier, Claire par téléphone


Ordre du jour :

  • Bilan financier PSPT
  • FLAG
  • AG FAPS
  • Forum
  • MaPS
  • A.K-(ChinoisLeRouge)
  • Futur
  • Point divers




  • Bilan financier PSPT :

    Le FSDIE nous a été attribué à hauteur de 800€, la buvette est rentable de 190€ et continue à rapporter des sous, et au global nous sommes déficitaires de 62€ pour un investissement de 1370€, soit 4,5%. Yaëlle envisage de payer elle-même la FAPSmionnette (46,02€) ce qui amènerait à -16€ soit 1,2%.


  • FLAG :

    Pour rappel, le FLAG est un festival organisé par l'AGORAé, qui aura lieu le vendredi 3 et le samedi 4 juin. Il s'inscrit dans le cadre de la Semaine du Développement Durable.

    Pendant ce festival, diverses activités auront lieu, comme par exemple le tournoi de 7 N'impros, des concerts, un débat autour du thème du développement durable ... pour plus de détails, voir le CR du Comité Usager du 11 mai, que nous mettrons en ligne dès que possible, ou contacter directement l'AGORAé.


  • AG FAPS :

    Le 9 mai 2016 a eu lieu une AG de la FAPS, à laquelle Yaëlle était présente.
    cf PV quand il arrivera


  • Forum :

    Yaëlle rappelle que la décision avait été prise de mettre en ligne sur le forum les permanences toutes les semaines, pour faire le point à l'interne. Ce système a mis un peu de temps à se mettre en place, mais maintenant ça marche plutôt pas mal grâce à ceux qui s’y sont mis et cela permet à tous d’avoir les infos et de les retrouver facilement. Par contre, et ce malgré les rappels répétés, y en a qui ne postent toujours pas leurs dispos ... (Amélie et Jérémy) :/

    Amélie fait remarquer qu'elle ne les connaît pas à l’avance, et que si elle poste "je sais pas" on lui répond que ça aide pas. Yaëlle fait remarquer que dire que l'on n'est pas disponible, ça marche aussi. Et puis ça lui permet (à Yaëlle) de savoir qui relancer parce qu'ils oublient de poster. [NDLP : c'est vrai que ça n'aidait pas au début, quand l'objectif était d'afficher en partie publique les horaires d'ouverture du local, mais depuis on a fait le constat qu'on ne peut plus programmer de permanences vu le manque de dispo des uns et des autres en cette fin d'année, et du coup c'est juste pour nous, à l'interne, histoire de savoir qui sera éventuellement là et quand. Donc toute information est utile à poster, même si on n'est pas sur !]

    Quant à Jérémy, élu responsable local justement lors de la réunion où cette décision d'utilisation du forum a été prise, il n'a jamais rien posté. Il s’est justifié une fois en disant ne pas avoir trouvé le post (pourtant facile à trouver puisque la catégorie “local” dans lequel il se trouve a été déplacée pour être directement visible en partie privée), mais quand Yaëlle a rappelé à tous dans un sms la localisation du post, il a certes remercié, mais pas plus posté pour autant ...

    Dans un autre sujet mais toujours en lien avec le forum, la première présentation de Jérémy était inacceptable. Donc certes il l’a refait et tout va bien, mais Yaëlle rappelle que la partie publique du forum est PUBLIQUE, et que donc les membres sont priés de faire attention à ce qu'ils y postent, et notamment de rester PG-13.

    NDLP :
    Spoiler:
     

    Enfin et pour terminer sur le forum, Yaëlle rappelle que c’est un outil de communication important et vraiment très pratique, qui permet notamment de présenter les activités de TAPIS mais surtout de discuter à l'interne, de garder la trace de ces discussions et de les retrouver facilement, et de prendre des décisions collectives. Rien à voir avec la page facebook, dont le but est de communiquer sur les événements à très court terme, et qui ne permet ni de discuter de façon pratique, ni de conserver / classer les infos et les échanges : les deux outils se complètent mais n’ont pas du tout le même usage.

    Il est vrai que le forum a été beaucoup moins utilisé cette année qu'à une époque, mais ce serait bien justement de le réactiver et de reprendre l'habitude de s'y connecter et de poster ... En plus il y a les CR, quand on ne peut pas venir à une réu / aux réus en général, ça permet d'avoir toutes les infos !


  • MaPS :

    Un comité usager a eu lieu le 11 mai dernier, auquel Amélie était présente.
    cf CR du Comité Usager du 11 mai

    Par ailleurs, comme déjà évoqué précédemment, une réunion a eu lieu avec Sylvie Retailleau, candidate à la présidence de l'Université, pour discuter de son point de vue sur l'associatif et la MaPS, et tout particulièrement d'une possible extension des horaires. L'impression à la sortie de cette réunion est que même si, comme beaucoup d'officiels, elle est au courant de ce qui s'est passé au 334, et que l'image donnée par ce passé est plutôt négative, elle est plutôt "pour les associations". Elle comprend bien l’intérêt pour nous d’avoir des horaires étendus, et ne serait pas forcément opposée à cette idée, à condition bien sûr que tous les services de la fac soient d'accord, et avec une période d'essai.

    Tout ceci sera rediscuté lors d'un comité directeur qui aura lieu début juin, rapidement après son élection.


  • A.K-(ChinoisLeRouge) :

    "Radiation du membre S.imon (A.K-(ChinoisLeRouge)) pour dégradation volontaire et non-réparation d'un meuble malgré de nombreux rappels."
    (pour plus de précisions, voir cr de la réu du 14/04 : http://tapis.forums-actifs.net/t345-compte-rendu-de-la-reu-du-14-avril-2016)

    Conformément aux statuts A.K-(ChinoisLeRouge) a été prévenu et invité à s'exprimer devant le CA à ce sujet, par mails, d'abord le 7/04 puis le 21 et le 27/04. Il a alors répondu qu'il ne pourrait être présent à aucune des dates proposées, mais n'a visiblement pas souhaité s'exprimer d'une autre façon, par exemple par mail comme cela lui avait été proposé le 27/04, puisqu'il n'a jamais répondu à ce dernier mail.

    La discussion a repris à nouveau tout l'historique à propos du meuble et des échanges à ce sujet avec A.K-(ChinoisLeRouge). A la suite de quoi, le CA faisant le constat que A.K-(ChinoisLeRouge) n'a rien fait en plus de 6 mois pour réparer ou remplacer le meuble qu'il a cassé et qu'il s'est clairement refusé à tout engagement à ce sujet, il a été décidé de passer au vote au sujet de sa radiation.

    Résultat du vote : NPPAV (0) Abs (0) Contre (1) Pour (5)

    Les statuts votés en AG en juin 2015 précisant que dans le cas d'une radiation votée par le conseil d'administration "le nombre de voix en faveur de la radiation doit être au moins égal au 2/3 du total des membres actifs" et le nombre total des membres actifs étant de 6, tous s'étant exprimés lors de ce vote, S.imon Wang est donc radié conformément aux statuts et n'est plus membre de TAPIS à compter de ce jour 12/05/2016.

    Yaëlle est chargée d'envoyer un mail à A.K-(ChinoisLeRouge) pour l'informer des résultats du vote et de sa radiation [NDLP : le mail a été envoyé le 16/05]


  • Futur :

    Projets de chaque membre pour Tapis l'an prochain et ce qu'il compte y faire :

    Lucas : Il a demandé une chambre en cité U, donc il sera potentiellement plus disponible pour l'asso. Il veut être membre actif sans poste spécifique au bureau. Il veut faire continuer Tapis dans la lancée actuelle, mais avec plus de gens aux tournois, au local, etc.

    Gautier : Il veut renforcer la com et faire en sorte que l'asso vive plus au quotidien, plutôt que d'en faire une asso événementielle. Pour cela il se propose de venir ouvrir le local au moins 4h par semaine, et on verra pour d'autre façons d'ouvrir un maximum. Il pense que Tapis a besoin de lui en trésorier, et se pense prêt à endosser ce rôle.

    Capsule : Il ne sera plus là au quotidien mais viendra aux tournois.

    Jérémy : Il sera là l'an prochain et compte tenir des perms s'il a du temps. Il ne veut pas d'un poste au bureau car il ne se sent pas prêt, pas assez expérimenté. Il veut bien organiser des évènements mais en équipe. Il s'investira parallèlement à la TIPS, et un peu à RMO et à l'AGORAé. Il pense continuer comme cette année et même faire mieux ! Il compte continuer les petits tournois en cité u, les tournois réguliers, le PSPT, et il veut faire de l'inter-associatif.


    Amélie : Secrétaire cette année, elle compte devenir présidente. Elle veut continuer les tournois réguliers mais en plus gros, refaire un PSPT (mêmes proportions, 90 gens c'est déjà assez galère à gérer), développer l'inter-associatif. Elle pense à créer de nouveaux évènements, mais ne sait pas encore quoi. Il faut voir combien de gens on a, il faut faire plus de com.

    C'est chouette d'avoir quelqu'un à la présidence et quelqu'un à la trésorerie, mais tout ce petit monde doit travailler en équipe parce que le bureau c'est un travail collectif. C'est pas un truc qui se fait du jour au lendemain, il faudrait s'organiser avant au sein du futur bureau, et recruter le plus possible à la rentrée. Elle se rend bien compte qu'elle a traîné sur les CR, qu'elle n'a pas répondu à quantité de sms, et que c'est franchement loin d'être idéal pour une potentielle présidente.

    Parallèlement, l'an prochain, elle compte reprendre le théâtre, monter une nouvelle asso, continuer à aller au RdA, et elle devra aussi tenir son rôle d'élue étudiante à la FAPS (ce qui ne prend pas énormément de temps). Ca semble beaucoup, mais elle estime que c'est compatible.


    Yaëlle : elle commence par expliquer que le manque d'investissement montré au sein de TAPIS depuis le PSPT ne lui donne pas franchement envie de continuer à s'investir elle-même ... Et en particulier elle sature un peu (beaucoup ?) d’être obligée de devoir constamment relancer les uns et les autres, sans forcément obtenir de résultats en plus, et notamment (mais pas seulement) avec Amélie qui ne répond pas aux sms, ne prévient pas quand elle ne peut pas faire les choses en temps et en heure ... et ce de façon régulière toute cette année, pas seulement depuis le PSPT : c'est vraiment pas possible de continuer comme ça :/

    Alors oui, y a eu la semaine de vacances, et c'est la fin de l'année, les exams etc ... donc on peut espérer que y aura une remotivation générale après cette période de creux, mais en tout cas y a intérêt, parce que c'est pas possible de reprendre l'année prochaine comme ça ... Il faut juste espérer que c'est un passage à vide pour tout le monde y compris pour elle, et que l'année prochaine tout le monde va se remotiver et sera très motivé pour organiser plein de choses comme on va en parler dans le point suivant et qu'on fera des choses sympa.

    Là actuellement sa motivation pour Tapis, ce n'est plus la bande de potes (ce qui est probablement pas plus mal) mais vraiment les gens qui viennent aux tournois, c’est ça qui la pousse à continuer. D'ailleurs et dans cette optique, pour l’année prochaine elle est essentiellement motivée pour continuer les tournois le soir, et c'est sur ça qu'elle est prête à s'investir (ainsi que le PSPT bien sur, dans la limite des disponibilités qu’elle aura), plutôt que sur les permanences auxquelles elle ne pourra de toute façon à priori pas participer avec le M2/magistère 3 puis son stage de 6 mois. Par contre elle viendra bien sur aux réus, en tout cas au maximum possible en fonction de son emploi du temps.

    En parallèle elle propose de reprendre la responsabilité de l’aspect “communication” de TAPIS (sms, mails, forum et fb ...) ce qu'elle peut faire en grande partie de chez elle. Par contre elle ne reprendra pas les cr des réu, et encore moins l'ensemble du secrétariat, ce sera juste la com. Soit au bureau en tant que VP, soit en étant juste membre du CA, c'est encore à discuter ... pour l’instant et dans son état d’esprit actuel ce serait plutôt en tant que membre du CA seulement mais ça reste à voir.

    Pour ce qui est des permanences, elle a conscience que c'est indispensable, que certaines perm ont visiblement su attirer du monde cette année et que c’est le principal moyen de recruter des gens et de faire vivre TAPIS au quotidien, il faut donc évidemment les continuer mais ce ne sera pas sa priorité, et elle n'aura à priori pas vraiment la possibilité d'y participer et laissera plutôt ça aux gens plus concernés. Et puis restera toujours à trouver comment faire pour impliquer les gens qui viennent et les amener à s'investir à TAPIS ...

    Enfin, elle a bien conscience qu'en tant qu'ancienne présidente et trésorière, elle aura aussi un rôle de formation du nouveau bureau, que ce soit lors de la passation, ou bien même durant l'année. Avec rappels et coups de pied au cul si nécessaire Wink


    Rentrée :

    Le rallye aura lieu le 6 septembre, l'AMFI le 8, il faut absolument que TAPIS y participe pour qu'on recrute le plus possible et au plus tôt.

    La FAPS organise une réunion pour parler de tout cela le 23 ou le 24 mai. Il avait été demandé de faire remonter avant le 20 les suggestions ou commentaire. Décision est prise que Yaëlle enverrait un mail au CA et remonterait les commentaires.

    Pour ce qui est de l'organisation concrète de la rentrée au niveau de TAPIS, le bureau sera chargé d'organiser une réunion fin août pour préparer tout ça et relancer les uns et les autres.

    Le premier tournoi de poker sera le jeudi 15 septembre, suivi par une soirée multijeux le vendredi 23. On envisage un projet inter-associatif en septembre, il faut voir avec les autres assos.

    AG de rentrée : 15 octobre


    Propositions pour l'année prochaine :

    Proposition de Cap's : essayer d'établir un classement sur les petits tournois. Par exemple en donnant un nombre de points aux premiers d'un petit tournoi, et on fait un classement final, avec peut-être un lot pour les premiers.

    Proposition d'Amélie : plutôt que des tournois de tarot, qui sont un échec systématique, peut-être faire des soirées multi-jeux ?


  • Point divers :

    Yaëlle propose un barbecue entre tapissiers au début de l'été. On retient la date du 2 juillet pour l'instant, chez Cap's. Il faut que celui-ci confirme.


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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 12 mai 2016   Dim 22 Mai 2016, 18:05

Juste pour prévenir que je viens de pas mal modifier le cr pour le compléter et mieux rendre compte des discussions et des interventions de chacun.

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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 12 mai 2016   Lun 23 Mai 2016, 15:44

Je réalise qu'on a oublié de le préciser, mais c'était la dernière réu de l'année 2015 / 2016 ^^
La prochaine ce sera fin aout / début septembre, pour préparer la rentrée !

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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 12 mai 2016   

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