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 Compte-rendu du CA du 3 novembre 2016

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Popa
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 3 novembre 2016   Dim 06 Nov 2016, 18:21

Compte-rendu de la réu du mardi 03 novembre

Président.e de séance : Camille
Membres actifs présents : Gautier, Yaëlle, Lucas, Claire, Thomas, Fabien, Jacques (par Skype), Florian (en retard)
Membre présent : Omar

Ordre du jour :
- Tournois
- BIA
- Inter-asso
- Clé
- FSDIEs
- FAPS



- Tournois et soirées :


Poker mardi 8 novembre :

Les affiches n'ont pas été imprimées par Thomas, à qui cela n'a pas non plus été rappelé. Certes, elles sont sur le groupe FB, et les consignes étaient dans le CR, mais rappeler peut quand même être une bonne idée. Du coup c'est trop tard pour afficher, par contre Yaëlle est chargée de faire un event FB avec l'affiche pour le tournoi.

Omar propose d'imprimer quand même quelques affiches, il faudra juste les récupérer. Fabien se chargera de passer les prendre. On fixe à 30 A4.

Est-ce que l'event fb a été utile la dernière fois ? On a eu 10 participants et 8 intéressés. Parmi les 10 participants il y avait Camille et Yaëlle, plus des gens qui sont venus, dont la moitié de membres de TAPIS. Et parmi les intéressés il y a aussi pas mal de personnes qui sont finalement venues. A priori cela n'a pas forcément été très utile, mais on va recommencer l'expérience.

Gautier : pour mardi, on achètera des bouteilles, vente au gobelet, prix libre.


Prochaines soirées :

* Soirée multi-jeux le 15 novembre.

Kevin a demandé si il serait possible de décaler l'heure de début de la soirée pour lui permettre de fixer une formation incendie ce jour là. On lui a demandé jusqu'à quelle heure il voulait qu'on décale, il ne nous a pas encore répondu. Du coup décision = jusqu'à 20h30 inclus on dit oui, et on commence en salle commune. Après ... nan, désolés Kévin, c'est trop tard. Par contre faudra prendre des tables de la poly.

A revoir quand Kevin nous aura précisé les horaires.

* Tournoi à la Pacaterie le mardi 29 novembre.
Pour Pac@, Camille a fait l'affiche, il y a plus qu'à l'envoyer (cf ci-dessous)

Spoiler:
 

Lucas et Camille sont sur place, Gautier et Yaëlle disent être dispos à condition d'hébergement.
On amènera deux mallettes & des jeux variés, on s'installera en salle co.


* Planning des soirées pour après les vacances de décembre : on décide de le faire dès maintenant, comme ça on est sûrs d'avoir la salle.
Reprise des cours le 2 ou le 3 janvier. On commence par une réunion (parce que PSPT). Ce qui donne :

Mardi 3  janvier : réunion
Vendredi 13 janvier : poker chemises (cf ci-dessous)
Mardi 17 janvier : réunion
Jeudi 26 janvier : soirée multi-jeux
Mardi 31 janvier : réunion
Mercredi 1er février : soirée intra-tapis
Jeudi 9 février : poker

Réservations salle : Camille (avec Yaëlle derrière).
A noter : il faudra envisager une formation croupier sur ces dates, ainsi que des tournois en cité U (plutôt début mars).


Questions diverses tournois / soirées :


* Affiches : suggestion de Fabien = faire des affiches vraiment différentes à chaque fois, comme pour la soirée Pac@. Surtout pour les soirées multi-jeux pour lesquels on peut attirer du monde.

Camille s'y colle pour celle du 15/11. Iel fait ça ce week-end, Thomas se chargera de les afficher au plus tôt.


* Horaires : question de Fabien "est-ce qu'on reste sur des tournois finissant après 23h ?"
Pour l'instant oui, mais que sur les tournois de poker (fin de la résa à 1h, fin théorique du tournoi à 00h30).

Quel jour ? Est-ce qu'on décale au vendredi ? Ceux qui pouvaient la dernière fois ont trouvé ça cool, mais ceux qui pouvaient pas parce qu'ils étaient de retour chez les parents ont trouvé cela moins cool. Y a des pour et des contre pour chaque option ... Et demander aux gens c'est pas vraiment la meilleure solution, parce qu'il y a toujours des déçus.

Gautier et Yaëlle proposent de faire un tournoi sur deux le vendredi. Du coup le premier tournoi après les vacances de Noël sera vendredi 13. En revanche on ne modifie pas pour les tournois des semaines à venir, déjà réservés.


* Classement / points obtenus aux tournois de poker : question de Fabien "Pour les points des tournois, ça finit quand et comment ?"
Par des lots, au mois d'avril. Et le PSPT ne compte pas.



- BIA :

Rappel : il s'agit de la Bouffe Inter-Associative, idée lancée en Comité Usager de prendre une soirée pour manger tous ensembles, entre associatifs.
Aux dernières nouvelles, APOIL proposait de faire un buffet. Il n'y as pas eu beaucoup d'évolution depuis.

Une réunion a eu lieu mardi 1/11, à laquelle était présents Fabien et Élie.


Organisation :
Date fixée : 25 novembre (réservation faite sur toute la MAPS).
Buffet commun : chacun ramène à manger, et on mange tous ensemble.
Yaëlle demande où on en est sur l'idée des inscriptions, permettant de savoir qui vient, et avec quoi : cela se fera par un tableur partagé, qui est à faire. Pas de deadline, mais faudrait tout le monde inscrit au moins 3 jours avant.

Niveau animation : rien d'organisé, chaque asso fait ce qu'elle veut (par exemple TAPIS pourra sortir les jeux de cartes).

L'évènement reste fermé au public, ce sera que pour les membres des associations. Donc à partir de 23h on pourra faire sortir le public. On a ensuite la réservation jusqu'à 2h, sauf que techniquement, grâces aux horaires étendus et à l'absence de public, en pratique on peut rester aussi longtemps qu'on veut (au détail près qu'à 10h le samedi a lieu un event demandant la kitchenette).


Question de Lucas : alcool ? Possible, Elie sera chargé du dossier sécu.

Remarque de Fabien : craint que ce ne soit pas si convivial, qu'on garde des groupes d'assos. Ce qui serait bien c'est qu'il y ait des activités communes, par les associations, pour tout le monde. TAPIS proposera une soirée multi-jeux.

Précision trésorerie : l'event n'est ouvert qu'aux assos, donc pas de budget com. Normalement pas d'ADS non plus. Donc 0 de budget.


- Inter associatif :

Question de Camille : comment s'est passée la soirée Halloween ?

Fabien : C'était très bien décoré. Le RDA a fait du JdR. APOIL, a proposé Five Night at Freddie's, et quelques autres jeux d'horreurs (et du Counter Strike). Et surtout il y a eu du Loup-garou en continu. Regret : surtout des gens des assos, pas vraiment de public extérieur.

Question de Claire : y a eu beaucoup de com ?
Des affiches partout, par contre l'event fb a pas vraiment marché.


- Clé du local :

Pour rappel, la 2ème et dernière clé dont nous disposions a disparu la nuit avant l'AG.

Pour l'instant on fonctionne avec une clé "passe" qui ouvre toutes les portes du couloir, avec l'accord des autres associations. Mais du coup on ne peut pas laisser la clé dans la keybox, elle reste dans la poche de Camille, éventuellement dans celle d'un autre membre du bureau. Donc les perms dépendent des horaires de Camille et correspondent à ses perms programmées. Cela ne peut donc pas fonctionner à long terme

Camille enverra un mail à Kévin pour demander le changement de serrure.

Niveau finance, ce sera probablement plusieurs centaines d'euros. Et il est hors de question de faire un FSDIE. L'avantage c'est que grâce à l'absence de SSIAP pour le PSPT de cette année, ça ne devrait pas trop être la cata sur les sous de TAPIS.


Question de Fabien : étant donné qu'il y a une perte de clé qui va nous coûter beaucoup, et qu'il y a une personne en partie responsable de cette perte, est-ce qu'on demande à cette personne de payer tout ou partie du changement de serrure ?

S'en est suivi un débat :
- sur le fait de faire participer ou non Jérémy, sachant qu'il n'y est pour rien dans la disparition de la première clé, qu'un étudiant n'a pas forcément beaucoup de moyens et que si on lui demande une participation il faut savoir à quelle hauteur (pourcentage ? montant fixe ? volontariat ?)
- sur les moyens d'éviter que ça arrive à nouveau.

Conclusion : pour ce coup ci, on attend le devis, et on en parlera à Jérémy. Pour une prochaine fois, on réfléchit à mettre une caution dans le RI (auquel il faut réfléchir aussi), ainsi qu'à fixer une place pour la clé (éventuellement : dans la key box, avec une ficelle).


- FSDIEs :


Ecocups : l'idée du FSDIE c'est de faire des ecocups pour 1- faire de la pub, 2- récupèrer de l'argent, 3- faire les boissons moins cher au PSPT.

Faire les boissons moins cher, c'est cool en soi, mais ça change pas grand chose au financement des ecocups en elles-mêmes. Concrètement, si on part sur 300 écocups, ça fait 150 euros d'investissement de la part de TAPIS. Rentabilisés à priori sur 4 ans, ce qui fait un peu long ...

A alors commencé un débat sur faire ou non des éco-cups, auquel Camille a coupé court en rappelant qu'on avait déjà décidé que oui.

Il y a alors eu discussion au sujet du nombre d'écocups : originellement, on était partis sur 400 écocups. Sauf que ça c'est le minimum pour avoir des écocups noir et blanc. Pour des modèles couleur, on peut en prendre moins. D'où une proposition de ne prendre que 300 écocups. Cela fait 452 euros à payer, 150 euros pour TAPIS.

Il a également été évoqué le prix de la caution qui sera demandée : 1 euro ? 1 euro 50 ? 2 euros ? A discuter plus tard.

Avis unanime du CA : 300 écocups.

[NDLVP : en fait toutes ces discussions étaient autour du prix d'eco-cups de 40cl, dont 33cl utiles, alors que niveau prix des boissons et autres on était partis sur des éco-cups à 25cl d'utile. Du coup c'est ce sur quoi on est parti : 300 ecocups 30/25, à 377,7 euros.]


Pour le dossier, Jacques l'envoie dès que possible pour relecture à Camille, Fabien, et Gautier. Camille s'en occupe (signature & envoi à Mme Villemin).


Chemises :
Tailles : 5S 10M 10L 5XL
Camille s'en charge, cf au-dessus.


FSDIE précédent : on a reçu un mail demandant les factures pour les FSDIEs avant le 10 novembre. Camille se charge d'aller les déposer.

- Pour les meubles : c'est bon.

- Pour la communication : on a des factures à hauteur de 40 euros pour un FSDIE à 64 euros (sachant qu'ils nous ont déjà viré 32 euros). Il manque donc la banderole, qu'il faudrait avoir commandé avant le 9 novembre.

Première solution : donner les factures qu'on a, qui couvrent la somme déjà remise, et négocier un délai pour la dernière facture.
Sinon, Florian se propose pour faire un début de design, avec l'aide de Fabien. L'idée étant de la commander dans les temps.

A mettre sur la banderole : logo fac, logo TAPIS, TAPIS, Table Associative de Poker des Inconscients Solidaires.


- FAPS :

Devons-nous ré-adhérer à la FAPS ?

Avis plutôt commun de Yaëlle, Fabien, Claire, et Florian :
En résumé, il y a actuellement un mouvement intéressant à la FAPS qui est en train de se créer, avec un investissement croissant de la part des associations, y compris TAPIS. Il semble donc bénéfique de rester dans ce mouvement, et d'y participer. Par contre cela veut dire un investissement personnel de TAPIS au sein de la FAPS, ce que Yaëlle est prête à représenter en tant que VP FAPS. De plus, il faut faire attention à ce que l'avis porté en CA soit bien l'avis de TAPIS, et non un avis personnel des représentants présents en réunions FAPS.
Fabien fait également remarquer qu'il y a des avantages pratiques à être à la FAPS : le réseau, l'emprunt de fapsmionnette, ...

Gautier :
D'un côté, la FAPS nous prend du temps pendant les réunions, mais d'un autre, pourquoi pas y rester.

Camille :
Ça fait quatre ans qu'on réadhère pour voir si ça se passera mieux avec le nouveau bureau, cette année le bureau a la même présidente que l'année dernière ... Ça ne donne pas forcèment très envie de participer ... D'accord, y a du mouvement, des choses qui se créent mais iel est quand même contre réadhérer à la FAPS, surtout qu'il y a le problème de la FAPS politique, dont l'avis ne va pas vraiment avec celui de l'asso (qui est apolitique).

Sur ce dernier point, c'est même un avis général : la majorité des membres présents pense que la FAPS ne devrait pas faire de politique (surtout qu'en tant qu'association de poker cela ne nous concerne pas vraiment), et plus de concret, plus d'associatif.


Passage en procédure de vote : "Est-ce que TAPIS doit réadhérer à la FAPS pour l'année 2016-2017 ?"

Justificatif de vote : Florian. Il est pour la réadhésion, mais sous condition que le mouvement qui est en train de s'engager ne retombe pas, et que si c'est le cas on n'hésite pas à quitter la FAPS. Et que les points abordés en CA de la FAPS soient discutés au sein de TAPIS pour que ce soit l'avis de TAPIS qui soit porté en CA de la FAPS par Yaëlle.

Résultat du vote : NPPAV : 1 - Abs : 3 - Contre : 1 - Pour : 4
À la majorité, TAPIS reste à la FAPS.


CA de la FAPS du 4 novembre :

Avis du CA sur les différents points de l'OdJ du CA de la FAPS du 4 novembre [NDLVP : suivi du retour de la VP FAPS après ledit CA]

0. Tour de réseau

1. Modalités de tenue des séances (a priori pour réduire la durée des CAs en limitant les prises de parole de tout le monde)

Florian : réduire le temps de parole des administrateurs, je trouve ça juste nul, vu que c'est le seul moyen de discuter, que c'est le seul moment pour que les assos se mettent d'accord. Plutôt contre le fait de raccourcir les débats, on se retrouve à ne plus pouvoir parler alors qu'il peut y avoir des choses à dire. Donc contre, à moins que y ait la création de groupes de travail, et l'occasion pour les assos de discuter avant le CA.
Yaëlle : plutôt d'accord. Oui à couper quand ça part sur des tangentes ou que ça tourne en rond, mais il faut laisser l'occasion aux associations de s'exprimer. D'ailleurs, Kevin propose la mise en place de groupes de travail permettant la discussion entre les administrateurs entre deux CAs.
Claire : il faut qu'il y ait un débat à un moment. Donc soit le débat a lieu avant, soit il faut le laisser avoir lieu pendant le CA. Par contre il faudrait désigner quelqu'un, par exemple en début de CA, qui serait maître des débats.
Yaëlle : seul problème ... trouver quelqu'un de neutre ? comment ?

[NDLVP : finalement sur ce point il s'agissait juste de créer ou non un groupe de travail. Vu l'avis général comme quoi c'est une bonne idée de trouver un moyen de raccourcir les débats inutiles, j'ai voté pour]

2. Élections CROUS :
Ni la liste ni la profession de foi n'ont été fournis auparavant, donc le CA de TAPIS n'a aucune idée de ce qui sera présenté.
Par contre il faudrait que ce ne soit pas de la politique dans la profession de foi, seulement du travail au local.

S'il y a des protestations sur l'organisation des élections CROUS, que fait TAPIS ?
Pas grand chose ... ça nous concerne pas trop. Pour nous, la FAPS, c'est fédé d'asso et pas politique.

Décision = TAPIS ne prendra pas part au vote sur ce sujet faute d'informations préalables.

[NDLVP : les documents ont été envoyés le 4 novembre à 3h53. Je les ai transmis au CA, la majorité n'a pas répondu (normal vu les délais). Il s'agissait finalement de voter d'une part pour définir les représentants (3 connus, une dernière place à réserver pour un étudiant de pharma, ordre final décidé lors de la réunion inter-fédé de dimanche), d'autre part pour dire qu'on laisse aux personnes de la FAPS présentes à la réunion inter-fédé le soin de finaliser la PF. Comme il avait été décidé, TAPIS n'a pas pris part au vote, parce qu'on n'avait pas les documents la veille en CA pour se concerter]

3. CA de la FAGE :  TAPIS n'a pas d'avis vu qu'on ne sait même pas ce qui va être voté exactement.

[NDLVP : il a été voté d'envoyer des personnes au CA de la FAGE, et qu'il leur serait communiqué par mail les "éléments de défense des points". Sans qu'il y ait eu de discussion au sein de la FAPS avant (exception faite d'un GT avec 2 personnes présentes, le jeudi 3). TAPIS n'a pas pris part au vote, avec le même justificatif que pour les élections CROUS]

4. WSP : TAPIS en tant que tel ne s'engage pas, mais y a des bénévoles parmi les membres.

5. Trésorerie de la FAPS : Pas de vote annoncé donc il n'y a rien à dire sur ce point.

[NDLVP : rien n'a été dit sur ces deux points parce que c'était la fin du CA, sinon que la FAPS présente un FSDIE]





A faire pour le RI :

- charte des responsables locaux
- définition de la procédure de vote

_________________
Vice-présidente propagande et FAPS, à votre service Wink

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In their hands, a deck of cards was the only thing more dangerous than a gun.
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