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 Compte-rendu du CA du 17 janvier 2017

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Ruka
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 17 janvier 2017   Mar 24 Jan 2017, 09:47

Compte rendu de la réunion du mardi 17 janvier 2017

Début : 19h16
Président.e de séance : Camille
Membres actifs présents : Yaëlle, Gautier, Lucas, Florian, Claire, Fabien, Jacques (arrivé à 19h44)

Ordre du jour :

  • Evénements (tournois/soirée jeux/game sessions …) :
  • Local
  • FSDIE/Culture action
  • AGE
  • Banque
  • FAPS
  • Règlement intérieur
  • PSPT



  • Evénements (tournois/soirée jeux/game sessions …) :


    La dernière réunion s’est tenue le mardi 3 janvier. Depuis cette date se sont déroulés les événements suivants :


    • Game Session du mardi 10 janvier

      Etaient présents : Camille, Thibault, Maxime, Anthony et Fabien arrivé en cours de soirée.
      Comme d’habitude nous avions emmené des mallettes et des jeux, mais comme d’habitude peu de personnes présentes mis à part quelques associatifs, et les autres associations avaient des activités plus « attrayantes visuellement » : guitar hero, jeux vidéo sur télé … mais pas forcément en attirant beaucoup plus de monde !

      Globalement les soirées Game Session attirent peu de public … Pour chercher des solutions à ce problème, une réunion a eu lieu entre les associations organisant les Game Session, et Ghislain du CROUS. Malheureusement elle s’est tenue en même temps que la réunion de TAPIS, qui n’y était donc pas représentée ! Mais un compte rendu, pris par Valentin le président du RDA, sera envoyé dès le lendemain.

    • Tournoi poker chemise du vendredi 13 janvier

      Le travail de com’ en amont a été plutôt bien fait : quelques cafouillages pour l’impression de affiches qui ont pris un peu de retard, mais le reste était bon.
      Pour la soirée 33 joueurs étaient présents (plus quelques squatteurs non joueurs). Le thème « chemise » était bien respecté globalement, mais malheureusement quelques « non chemises » dans la table finale.
      Même s’il y a plus de monde que l’an dernier, dernièrement il y a une légère baisse du nombre de participants … Pour les habitués avec qui on a bon contact et qui ne viennent plus, ou viennent moins, il faudrait les contacter pour se renseigner à ce propos. Le vendredi, même s’il est avantageux pour l’organisation et pour pas mal de monde, est impossible pour quelques personnes ; l’alternance des jours en cours est à conserver !

      La répartition initiale sur les tables était un peu malencontreuse : 2 des mieux classés (Laurénie et Loris) étaient sur la même table que 4 tapissiers ! Pour les re-répartitions en cours de partie il se sont plutôt bien déroulés aussi.
      Les blinds étaient un peu moins agressifs que d’habitude, car un peu moins de monde présent et on était vendredi soir, donc pas vraiment de contrainte horaire. Néanmoins la phase juste avant la table finale était longue, car tout le monde veut y arriver et donc joue prudemment.

      La buvette a permis de finir les bouteilles, et tous les gros pots de nouilles sont partis ! Ils sont plus rentables que les petits, il faudrait se concentrer sur ces derniers. La pause était suffisamment longue (30 min) pour que les gens mangent « proprement ».
      Bonne soirée sinon, avec une bonne ambiance pour le rangement, meilleure encore que la dernière fois ! Le rangement s’est fait sans pression puisque nous étions un vendredi soir.

      Merciii à Gautier qui a fait des jetons numérotés pour le placement des joueurs :D

      En ce qui concerne les événements futurs, voici ce qui nous attend :

    • Game session le mardi 24 janvier

      Seront présents : Florian, Lucas, peut-être Gautier, Yaëlle et Camille. Fabien pourra prêter sa voiture pour faciliter la logistique.

    • Soirée jeux du jeudi 26 janvier (spéciale Chandeleur)

      Pour coller au thème on va vendre des crêpes à faire sur place. On part sur la proposition d’un « open crêpe » : pour 2€ les gens peuvent se servir autant qu’ils le veulent en crêpes, une opération qui reste rentable pour nous.
      Pour la taille des crêpes, Camille fait remarquer que c’est grand à partir de 15cm et en dessous de 10cm c’est trop petit. On fera les deux tailles, petites et grandes. Pour faire la pâte à crêpe, après des difficultés à trouver des volontaires, on aura une collaboration entre Yaëlle, Camille et Florian pour faire la pâte. Ils achèteront les ingrédients chacun de leur côté et se feront rembourser par Gautier sur présentation du ticket de caisse. Les autres ramèneront la garniture (sucre, miel, confiture, nutella, jus de citron, crème de marrons …). Pour les quantités on verra selon les réponses au SMS qui arriveront d’ici une semaine.

      RMO et Jacques peuvent prêter une crêpière, en demandant à la FAPS on peut éventuellement avoir une galettière. Fabien devra prêter sa voiture à Yaëlle (dans la continuité de la soirée jeux du mardi précédent) pour qu’elle puisse venir, et avec la pâte.
      Les affiches, terminées, devront être imprimées par Thomas et Florian, et affichés dans les jours suivants.

    • Tournoi poker jeudi 9 février

      Pour ne pas reproduire les erreurs passées : les affiches seront imprimées pour la réunion du 31 janvier. Rien de spécial à signaler sinon.

    • Planning des futurs événements/réunions

      Le planning des futurs événements et réunions de TAPIS a été établi tel quel :


      • Mardi 21 février réunion
      • Jeudi 2 mars tournoi poker
      • Mardi 7 mars réunion
      • Mardi 14 mars réunion
      • Jeudi 16 mars soirée multijeux
      • Mardi 21 mars soirée cité U (à proposer)
      • Jeudi 23 mars réunion spéciale PSPT
      • Vendredi 31 mars PSPT


      Notes : Faute de mieux il y aura des réunions deux mardis d’affilée, mais en période pré-PSPT ce n’est pas choquant. Exceptionnellement une réunion aura lieu le jeudi, 8 jours avant le PSPT, et cette réunion y sera exclusivement consacrée. Il faudra penser à faire la pub du PSPT lors des événements du 2 et 21 mars, et pour ce dernier chercher une résidence prête à nous accueillir.


  • Local :

    Suite aux conseils de Kevin il faut prendre des chevilles petit format pour fixer le tableau au mur. Claire ira les acheter ce week-end. Le tableau en liège lui a été fixé face à l’entrée.

    Les fenêtres du local deviennent un peu un « panneau publicitaire » sur lesquelles les assos mettent leurs affiches en raison de leur exposition. Il faudra se limiter à une affiche par association, et faire en sorte d’avoir une relation plus « donnant-donnant » en affichant également dans leurs locaux.

    Pas de nouveau pour la serrure.

    Le balai n’a pas été passé avant la réunion comme ça en devenait l’habitude. A l’inverse Florian le passera après.

  • FSDIE/Culture ActionS :

    La commission FSDIE s’est réunie comme prévue 5 janvier. Mais à cause d’un trop gros nombre de dossiers déposés, seule la moitié a été traitée. Les dossiers de TAPIS, en particulier, n’ont pas été traités. La deuxième moitié sera traitée le jeudi 26 janvier. On verra alors à ce moment-là selon si nos dossiers ont été acceptés ou pas, pour les achats.

    Pour le fonds Culture ActionS, pour lequel on peut déposer un dossier pour le PSPT, la deadline est après-demain (le jeudi 19 janvier !). Il faut donc le faire en urgence, puisqu’il faut rendre le dossier avant que l’événement ait lieu ; la prochaine commission étant en mars, il sera trop tard … Il faut un bilan financier, ce qui sera compliqué à faire si rapidement, mais Yaëlle est sur le coup ! Camille se charge de faire le dossier en soi.

    Attention, cette subvention ne peut pas financer un événement « régulier », c’est-à-dire dont la forme se répète. On ne pourra donc visiblement pas y prétendre les années suivantes, à moins de changer la forme du PSPT. Mais cette année en particulier le besoin d’argent est réel, étant donné l’affaire de la serrure.

    Il faudra que tout soit fini demain soir pour envoi à Olivier Kahn pour qu’il le relise, et qu’il soit parfait à envoyer jeudi.

  • AGE :

    Grr sur Lucas, mais aussi sur le bureau, car le premier n’a pas envoyé le bilan financier, et les autres ont convoqué l’AGE sans avoir relu ce bilan, alors que c’était la raison nécessaire à sa tenue. Si jamais le bureau juge le bilan pas satisfaisant, alors l’AGE sera décalée. Actuellement elle est prévue le mardi 31 janvier à 19h.

  • Banque :

    GRRRRR sur Camille qui n’a pas contacté la banque. Iel doit leur envoyer un mail d’URGENCE pour proposer un RDV le 28 janvier ou le 4 février.

  • FAPS :

    Le prochain CA de la FAPS aura lieu ce vendredi 20 janvier. Y seront présents Camille, Jacques, et Fabien ; pour une fois la VP FAPS passe son tour.
    La FAPS nous a envoyé l’ODJ avec des documents, mais la plupart concernent la FAGE et l’AGORAé, peu de points sur lesquels on peut débattre. Même si Laura nous a proposé de lui poser des questions sur les points flous, ou sur lesquels on a pas assez d’infos, nous avons décidé, faute de temps, de ne pas s’en occuper pour l’instant. Le GT FAPS sera interrogé en temps voulu lorsque on aura éventuellement les informations utiles, et des questions précises auxquelles répondre …

  • Règlement intérieur :

    Comme la dernière fois, personne n’a relu le RI (sauf Fabien, mais qui n’a pas préparé ses remarques). Il faudra le faire pour la prochaine fois.

  • PSPT : (cf post avancement)

    Voici où nous en sommes pour l’avancement de l’organisation du Paris-Sud Poker Tour :

    • FSDIE/Culture ActionS

      Comme écrit précédemment, il faudra faire les devis. Pour culture action il faut absolument le devis de la com’ (qui est déjà fait) puisque c’est ce sur quoi on demande le remboursement. Néanmoins il faut un budget et des devis les plus complets possibles pour la compréhension la plus complète de l’événement, donc pour maximiser les chances d’acceptation du dossier. Il faut donc faire, un peu en urgence, le maximum de devis.
      Qui plus est, les devis sont nécessaires pour le dossier FSDIE, donc ça sera une bonne chose de faite ! Ce dernier n’est pas à finir de façon urgente, mais va commencer à presser un peu … On demandera une participation financière pour les lots et la sécurité. Pour le devis de la sécurité justement, Yaëlle s’occupe de les relancer pour qu’ils nous le fournissent.

    • Lots

      Accord donné sur la plupart des lots, trouvés par Gautier et visibles sur le forum. Il en reste quelques-uns à choisir : jeu de cartes, jolies mallettes, tapis de jeu …

    • Dossier sécu

      Il faudra s’en occuper bientôt, notamment pour savoir combien d’agents de sécurité seront nécessaires. A noter que cette fois on devrait pouvoir se passer de SSIAP, étant donné que beaucoup de nos membres sont formés à la sécurité incendie de la MaPS.

    • Bénévoles/staff

      Le formulaire est en ligne, et a été envoyé aux membres, et à quelques proches qui sont susceptibles de faire croupier. A noter que cette fois Caps souhaiterait plutôt jouer; à voir si on arrive à avoir assez de croupiers.

    • Buvette

      Le budget a été fait par Yaëlle et Claire. Il sera présenté à la prochaine réunion.


  • Buvette TIPS :

    La TIPS reprend les cabarets ! Elle en organise un par mois à la MaPS, soit mardi soit mercredi, dans la soirée (à partir de 19h30-20h00).
    Premier : mardi 31 janvier, deuxième : mercredi 1er mars. Puis 28 mars, 26 avril, et 23 mai.

    Elle envisage de faire une buvette, à partir du deuxième (le temps de voir comment ça se goupille). Du coup proposition est faite à TAPIS de tenir cette buvette, qui aurait lieu pendant la mi-temps (deux mi-temps de 45min, avec une pause de 15min).

    Qu'en pense TAPIS ?
    Pour le 1er mars, comme c'est la veille d'un tournoi ça veut dire qu'il faut faire du stock, mais de façon générale ça pourrait être cool, vu que ça permet de se faire des sous et de la com, pour pas beaucoup d'investissement.
    On accepte :D


Fin de la séance : 21h56


Merci à Fabien et Yaëlle pour leurs notes !

_________________
                                                                                                      
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