Association TAPIS - Université Orsay Paris Sud


 
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 Compte-rendu du CA du 7 mars 2017

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Ruka
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MessageSujet: Compte-rendu du CA du 7 mars 2017   Mer 15 Mar 2017, 01:49

Compte rendu de la réunion du mardi 7 mars 2017

Début : 18h46

Président.e de séance : Camille

Membres actifs présents : Yaëlle, Gautier, Lucas, Florian S, Claire, Fabien, Jacques
Spectateur : Florian K


Liste des tâches à effectuer :

  • Camille :

    - Faire le CR du dernier CA
    - Modifier l’affiche de la précédente soirée jeux Pacat’, et l’envoyer à Lindsey
    - Contacter la résidence de Fleming pour une soirée jeux là-bas
    - Former les croupiers le 17 mars
    - Imprimer le règlement du PSPT pour la formation, et le jour J
    - Contacter l’assurance
    - Imprimer des fiches d’inscription pour le PSPT

  • Yaëlle :

    - Organiser le déplacement pour Mafio’Sceaux
    - Envoyer un mail au GT FAPS pour la proposition de RI à voter en CA vendredi
    - Présenter une version définitive du règlement intérieur, en ajoutant le paragraphe sur le prêt de matériel
    - Contacter Kevin Toto pour réserver le bâtiment EVE pour la formation des croupiers
    - Commencer les commandes pour la buvette du PSPT, et faire son affiche avec les tarifs
    - Envoyer le modèle de publipostage de l’an dernier à Fabien
    - Relancer les personnes n’ayant pas donné leurs disponibilités le jour du PSPT
    - Voir avec Thibault pour la répartition des tables pendant le tournoi
    - Envoyer le SMS pour le PSPT à tous les contacts
    - Envoyer les fiches d’inscription à Camille, et en imprimer.

  • Gautier :

    - Former les croupiers le 17 mars
    - Contacter l’assurance
    - Faire un modèle de banderole pour l’événement Facebook, avec moins de 20% de texte
    - Faire une liste des lots pour le tournoi du 28 avril
    - Compter les jetons, si Thomas ne peut pas s’en charger
    - Commander les bracelets
    - Rembourser Fabien pour les lots, les affiches, et les ecocups, et Yaëlle pour les flyers, quand l’asso aura des sous
    - Faire une caisse qui pourrait servir de boîte à dons

  • Fabien :

    - Modifier le modèle de publipostage de l’an dernier
    - Faire le planning des présences pour le PSPT

  • Florian S :

    - Contacter la résidence de l’Île pour une soirée jeux

  • Thomas :

    - Compter les jetons pour le PSPT, sinon confier la tâche au Gautier

  • Anthony :

    - Contacter la résidence des Rives de l’Yvette pour une soirée jeux là-bas

  • Bouing :

    - Déterminer les montées de blindes pour le PSPT

  • Tous :

    - S’occuper du collage des affiches (dès que le dossier sécu est accepté) et de la distribution des flyers

  • Indéterminé :

    - Faire la réservation concierge et le dossier sécurité pour le tournoi du 28 avril
    - Faire une affiche pour le tournoi du 28 avril
    - Contacter la personne adéquate pour la réservation de chaises/tables au 333


     




Ordre du jour :

  • Evénements (tournois/soirée jeux/game sessions …) :
  • Formation croupiers
  • FAPS
  • Local/MaPS
  • Règlement intérieur
  • FSDIE
  • Banque/Assurance
  • PSPT




  • Evénements (tournois/soirée jeux/game sessions …) :

    La dernière réunion s’est tenue le mardi 21 février. Depuis cette date se sont déroulés les événements suivants :

    • Buvette pour le cabaret de la TIPS du 1er mars 

      Pas de bilan financier précis fait. Moins de ventes qu'à un tournoi, mais tous les gros pots de nouilles sont partis. Mais l'effort pour tenir cette buvette était minime, et les courses servaient de toute façon pour le tournoi de vendredi. Ça rapporte un peu d'argent et d'exposition, et c'est un partenariat sympa !

      Pour la prochaine fois il faudra demander à la TIPS de mettre le logo de TAPIS sur l'affiche, et avoir des affiches de TAPIS au niveau de la buvette, pour notre propre com'.

      On renouvelle le partenariat pour la prochaine fois. La TIPS est visiblement partante aussi !


    • Soirée poker du vendredi 3 mars

      Le tournoi a rassemblé 25 participants, et s’est déroulé en salle C1, car le dossier sécu a été envoyé en retard, donc n’a pas été accepté. On ne pouvait donc pas avoir la salle polyvalente, et on était obligés de finir à 23h. C'était un peu serré, mais dans la salle polyvalente ça aurait fait un peu vide...

      Un peu moins de participants car Yaëlle n'a volontairement pas envoyé le SMS de rappel ; en effet on était pas sûrs de maintenir l'événement à cause du souci de fermeture potentielle de la MaPS...

      Les montées de blindes étaient violentes, mais il fallait finir à 23h. On a globalement respecté cette limite (fin vers 23h10). Les vainqueurs sont surtout des habitués. A cause du nombre de participants moindre, il y a eu moins de points distribués.

      Le rangement était un peu précipité, mais efficace. La buvette était un peu moins rentable que d'habitude (en partie à cause d'une commande de pizza groupée ...)


    • Game session du mardi 28 février 

      Etaient présents : Camille, Thibault, Florian S, Florian K, Claire, Lucas, Anthony, Gautier, Amélie et Fabien.
      Comme d'habitude, surtout des tapissiers qui jouent, quelques parties de poker et tarot. Pas énormément de monde, mais pas moins que d'habitude. Un peu moins d'activités "concurrentes" du RDA, ça a peut-être joué sur le peu de public.


    En ce qui concerne les événements futurs, voici ce qui nous attend :


    • Mafio'Sceaux ce jeudi 9 mars

      Seront présents : Florian S, Antony, Thibault et Yaëlle. Trois membres de leur asso pourront faire croupiers aussi. L'événement aura lieu de 12h à 18h dans une salle de cours de l'IUT de Sceaux. Rdv là-bas à 12h.

      C'est une après-midi "casino", les gens reçoivent des jetons à l'entrée, les rendent à la fin, et ceux qui en ont remporté le plus partent avec des lots offerts par Mafio'Sceaux. TAPIS tiendra deux tables de poker en Texas Hold'Em, deux tables de poker à 5 cartes, une de black jack et une de craps. On s'attend à une cinquantaine de participants sur tout l'après-midi. En continu on peut accueillir une trentaine de personnes sur les 6 tables. Il faudra ramener des affiches du PSPT, et la banderole, en plus des mallettes.

      C'est une expérience pour l'asso, et sur un autre campus en plus ; on verra ce que ça donne pour éventuellement "relocaliser" la formule à Orsay.


    • Soirée jeux du jeudi 16 mars

      On annule : la MaPS est fermée, on est trop en retard pour faire un dossier de sécu, l’événement n’aurait donc pas pu avoir lieu … De toute façon l'orga et la com' auraient débordé sur le PSPT, donc c'est compliqué ... 


    • Tournoi poker vendredi 28 avril

      Dernier tournoi de poker avec le système de points : il faudra donc faire la remise des lots pour le top 10. On prévoit de rester jusqu'à 2h du mat. On réserve la MaPS avec dossier de sécu, en espérant ne pas avoir de souci, mais au cas où on prévoit une solution de secours, typiquement à EVE (bat 330).

      Il faut donc trouver des lots. On se base sur 100€ au total. On partirait sur : une des chemises, deux mallettes, trois jeux de cartes, un DVD sur un film en rapport avec le poker (Ocean 11, Casino royal, Las Vegas 21 ...), un poster, une peluche renard (pour Chips !), un mug TAPIS. En bonus un trophée en verre pour le premier.

      On partirait sur un thème "chemises".


    • Soirées cité U

      Mardi 21 mars confirmé pour une soirée jeux à la Pacat. Seront présents Lucas, Gautier, Florian S, Fabien, Camille, Claire si besoin. Elle aura lieu de 20h à 23h environ, dans le réfectoire au rdc. Il y a une Game Session le même jour ; ce n’est pas loin donc il y a possibilité de s’articuler entre les deux événements, mais à priori on préférerait participer à la soirée de la Pacat. Pour l'affiche Camille modifie la précédente et envoie ça à Lindsey.

      Les résidences de Rives, Fleming et l'Île n'ont pas été contactées ... Respectivement Anthony, Camille et Florian doivent s'en charger dès que possible. On a comme dates potentielles (avec le plus de monde disponible) les 15, 16, 20 et 22 mars. 


    • Futures Game Sessions

      Une réflexion se porte sur l'intérêt des Game Sessions : il y a peu de public, mais ça demande peu d'effort... Les 3 prochaines on n'y sera pas, mais on continue tant qu'on a du monde disponible, sinon tant pis. Quand on aura un autre événement en même temps qu'une Game Session, cet événement sera prioritaire, comme le 21 mars avec la soirée jeux à la Pacat.



  • Formation croupiers :

    La formation croupiers aura lieu le vendredi 17 mars à 18h30. On a 17 croupiers pour 14 tables au total. Pour la formation 13 seront présents ; Camille et Gautier vont les former.

    On sera à EVE (bâtiment 330) normalement, puisqu'on est hors délai pour la MaPS. On attend la réponse, mais normalement le bâtiment sera ouvert jusqu'à 21h maximum. Il faudra des exemplaires du règlement du PSPT imprimés.



  • FAPS :

    Lors de la dernière AGE de la FAPS du 24 février, le bureau de la FAPS n'a pas démissionné, malgré le vote de la motion de censure. La motion précédemment votée n'était en fait pas statutaire, puisqu'une modification des statuts doit se voter à la majorité des 2/3.

    Il y aura un CA le vendredi 10 mars. Seront présents Jacques, Fabien et Camille.

    A l'ordre du jour on a : 

    - La convention de stage de l'étudiant de l'IUT de Sceaux en GEA. Faute d'assez d'informations, TAPIS vote "abstention".
    - Sur les CNESER, faute d'infos, on NPPPAV. Si jamais une motion est proposée à propos de ce que votent les élus FAPS en CNESER, on s'abstiendra.
    - Pour Loussam et sa rémunération, on vote pour. Le choix du vote s'est déjà fait par mail en interne.
    - Une proposition de RI. Pour l'instant on ne l'a pas lu, donc on NPPPAV, mais on demandera par mail des avis.

    Une AG aura lieu le 14 mars, mais nous serons en réunion, donc TAPIS fera une procuration.


  • Local/MaPS :

    Le tableau est enfin accroché. Merci à Claire et Florian qui se sont occupés d'acheter les chevilles !

    Sinon très mauvaise nouvelle : la MaPS sera fermée administrativement à cause du boîtier de programmation des cartes (utilisés pour ouvrir et fermer la MaPS, ainsi que certaines salles à l'intérieur) qui a disparu. A partir de ce soir mardi 7 mars, la MaPS est donc fermée, et ne pourra être ouverte que par une clé pollux, confiée à la FAPS uniquement. La MaPS sera donc fermée pour les activités quotidiennes, donc plus de permanence pour TAPIS, et plus d'accès au local. Les biens de l'association sont récupérés par le bureau. 

    Pour les événements, si les dossiers sécurité ont été faits dans les temps, et qu'un membre de la FAPS sera présent pour ouvrir, surveiller, et fermer après, et que l'événement est ponctuel alors il peut avoir lieu. On ne sait pas combien de temps cette situation durera, si elle dure jusqu'au moment du PSPT, alors en théorie il n'y a pas de souci, on aura Bilal dans tous les cas en tant que croupier. Mais pour l'installation ça va peut-être compliquer la situation.

    Comme on n’a pas de salle pour les réunions, celle du 14 mars aura lieu chez Fab', à 18h45. Pour la réunion PSPT du 23 mars, lieu à confirmer.

    C'est dommage pour le tableau qu’on vient d’installer, mais faute de stores on pourra au moins l'admirer. Et de toute façon faute de serrure, on ne pouvait pas vraiment tenir de permanences...


  • Règlement intérieur :

    On n’a pas de version définitive à présenter, faute de temps libre de Yaëlle.

    Un point à rajouter à ce RI : l'emprunt de matériel. On ne peut sortir le matériel des tournois et des soirées multijeux que pour les événements de TAPIS. Le "vieux" matériel en revanche peut être prêté à des personnes, même non membres, en échange d'une carte étudiante, ou d'une attestation sur l'honneur.


  • FSDIE :

    Les commandes des ecocups, des chemises et des lots sont parties. Seulement il faut ajouter le logo Paris-Sud/Paris-Saclay sur les chemises, mais la machine pour faire ça se trouve en B14 ... On aura donc du mal à faire ça ... On peut essayer de faire un événement pour ça, ou au pire on le fera le jour même ... Elles arriveront bientôt, comme les ecocups. Les lots eux arrivent au fil de l'eau.

    La commission FSDIE pour le dossier du PSPT était hier, lundi 6 mars. On n’a pas eu de rappel car Villemin était en congés ; Fabien, qui y a pensé, a débauché Camille en urgence pour y aller. Au cours de la session des remarques ont été faites sur les lots qui sont en première demande, mais c'est nécessaire pour ne pas être considéré comme "jeu d'argent". A l'avenir on pourra ajouter des "avantages en nature" comme la salle polyvalente qui nous est prêtée gratuitement, et les agents SSIAP que l'on économise grâce aux étudiants formés.


  • Banque/Assurance :

    Le bureau est allé à la banque ce vendredi 3 mars. Le bureau a donc été déclaré, et Camille a donné procuration à Gautier pour qu'il ait des droits sur le compte. Les frais s'élèveront à 120€ par an, mais on peut compter sur quelques gestes commerciaux ponctuels.

    Camille et Gautier doivent contacter l'assurance.


  • PSPT :

    Buvette 
    Pour l'instant on a rien commandé ! Il faut s'y mettre. Yaëlle et Claire gèrent. On partirait finalement sur 2€ de sandwichs.
    Il faudra préparer les affiches avec les tarifs. Yaëlle s'en charge. 

    Matos 
    Thomas est censé se charger du comptage des jetons, Gautier va sans doute s'en charger finalement, puisque les mallettes sont chez lui.

    Sécurité 
    Le dossier sécurité a été envoyé il y a 8 jours. On attend la confirmation pour le devis de sécurité.

    Flyers/affiches 
    500 flyers commandés hier. Ils arriveront chez Yaëlle, on s'occupera du tractage après.

    Publipostage 
    Il ne pourra pas partir tant que la sécurité n'est pas assurée. Yaëlle va envoyer le modèle de l'an dernier à Fabien, qui s'occupera de le modifier.

    SMS
    La sécurité n'en saura rien, donc le SMS à tous les contacts pourra partir très bientôt.

    Facebook
    On attend Gautier (pour l'affiche) et la sécurité (pour l'autorisation). Il faudra utiliser pour la com' Facebook un modèle d'affiche avec moins de 20% de texte.

    Organisation le jour J 
    Yaëlle doit relancer les gens qui n'ont pas indiqué leurs disponibilités sur le Doodle. Fabien s'occupera ensuite de faire un planning.

    Tables/chaises 
    Il faudra se renseigner pour emprunter des tables au 333, on n’est pas sûr d'avoir les tables pour les joueurs et le free play. Pour les chaises normalement c'est bon, il faudra vérifier après la réunion.
    Edit : En fait les tables ça devrait être bon, grâce à celles en C1/C2, enfin libérée ! En revanche les chaises c’est un tout petit peu juste… Il faudrait en prendre quelque unes par prudence.

    Boite à dons 
    Gautier peut faire une petite caisse qui servirait de boîte à dons.

    Montées de blinds 
    Bouing se charge de planifier ça.

    Règlement PSPT 
    Camille se charge de l'imprimer pour la formation, mais aussi pour le jour J.

    Répartition de tables au cours du tournoi 
    Thibault et Yaëlle s'en chargent.

    Bracelets 
    On prend des bracelets orange. Gautier vient de commander.

    Fiches d'inscription 
    Il faut en imprimer. Yaëlle en envoie à Florian, Camille et Thomas qui se chargeront de le faire.


Fin de la séance : 22h15

_________________
                                                                                                      
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A. K.
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MessageSujet: Re: Compte-rendu du CA du 7 mars 2017   Ven 17 Mar 2017, 20:13

Ruka a écrit:

Bouing :

- Déterminer les montées de blindes pour le PSPT

Genre Bouing bouing ?! Ou c'est juste devenu l’appellation d'un autre gars ?
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