Compte-rendu du CA du 20/11/14

• Forum :
  
  Antoine fait remarquer qu'actuellement le forum sert de plateforme de discussion, notamment pour les anciens qui ne passent que rarement mais passent. Et qu'on risque de perdre cela si on change de forum.
  
  De plus, est-ce que A.K-(ChinoisLeRouge) est si problématique que ça ?
  
  Yaëlle répond que oui, il se juge maître de ce qui est ou non une erreur, et du coup corrige sans demander avant et donc sans forcément savoir ce qu'il y a derrière et si c'était vraiment une erreur. De plus il abuse de ses droits (exemple = retrait droit admin mais pas que).
  
  Yaëlle fait aussi remarquer que le jour où on veut accéder aux outils de fondateur (par exemple les sauvegardes automatiques du forum), le fait qu'il faille passer par A.K-(ChinoisLeRouge) pourrait devenir problématique notamment dans quelques années. D'où l’intérêt d'avoir un outil contrôlé par le bureau donc transmissible de génération en génération.
  
  Anna, par rapport aux abus, précise qu'on peut demander à A.K-(ChinoisLeRouge) de ne plus toucher à l'administration du forum, et que la prochaine fois qu'il le fait, alors on changera de forum.
  
  Yaëlle fait remarquer que ça fait un an qu'on demande ça à A.K-(ChinoisLeRouge), et qu'il n'a pas pour autant jusque là changé sa façon de procéder. Par conséquent, et si le CA décide de maintenir l'ancien forum, pas de problème mais elle précise que dans ce cas, et tant que A.K-(ChinoisLeRouge) ne s'est pas engagé à ne pas y toucher, elle démissionne du poste de responsable forum car elle refuse d'être "responsable" de quelque chose dont elle n'a pas le contrôle. Il est rappelé que le poste de responsable forum avait été défini l'année dernière dans le rôle du secrétaire, qu'il consistait à gérer tout ce qui est fait, fond et forme, et du coup à en être responsable.
  
  Proposition de vote : "On garde l'ancien forum, en demandant à A.K-(ChinoisLeRouge) de ne plus toucher au panneau d'administration, et s'il le fait, on change de forum."
  
  Résultats : NPPPV : 0, Abs : 0, Contre : 1, Pour : 3
  On garde l'ancien forum.
  
  
  
  
• Ambiance sur le forum:
  
  Yaëlle : "Est-ce que je suis vraiment une secrétaire si merdique que ça ?"
  
  Yaëlle fait remarquer que depuis le début de la semaine, A.K-(ChinoisLeRouge) a critiqué de façon très violente son secrétariat et que personne (à l'exception de Bouing la veille au soir), ne prend la peine de répondre, d'argumenter, de le contredire ... Les gens se contentent de répondre aux autres commentaires qu'il a fait ... Ça laisse l'impression que tout le monde est d'accord avec lui ... Pas très agréable, et en plus ça donne une très mauvaise image ...
  
  En fait ce qu'elle constate depuis lundi, c'est qu'en gros chaque fois qu'elle poste, soit on l'ignore, soit on l'agresse. Des questions ont été posées, elles sont sans réponse ...
  
  Yaëlle précise donc que si ça continue, et qu'il s'avère qu'en effet quand elle poste sur le forum elle est systématiquement soit agressée ou insultée, soit ignorée, elle arrêtera tout simplement de poster puisque visiblement ses posts ne servent pas à grand chose, et parce qu'il y a une limite à la quantité de messages agressifs qu'elle peut encaisser ... Donc pour l'instant ça va, elle encaisse, mais elle prévient juste que si ça continue, il y aura probablement un moment ou un autre où ça passera plus et où elle cessera de venir sur le forum ...
  
  
  
  
• Rôles des membres du bureau :
  
  Présidente : Anna
  Quelqu'un qui mène les autres, dit aux autres ce qu'on doit faire, et impulse l'activité de l'association. Représentante de l'association
  
  
  Trésorier-adjoint : Lucas
  "Larbin sympathique et pas payé" dixit Lucas. Anna fait remarquer qu'il est aussi là pour apprendre comment on fonctionne, ce que fait le bureau, mais que c'est le cas, donc tout va bien.
  
  Trésorière : Yaëlle
  Surveille les comptes, budgétise les événements, s'occupe des rentrées et des sorties, et de savoir ce qu'il y a de dispo.
  
  Remarque d'Antoine : la tresorerie, c'est en effet budgetiser les evenements. Et d'ailleurs, peut-etre qu'il aurait fallu commencer a envisager et budgetiser le PSPT plus tot dans l'annee, ca aurait permis de le passer aux FSDIEs d'octobre.
  Réponse Anna et Yaëlle : l'an dernier cela avait été demandé sur le FSDIE de janvier-février, nous ne savions pas que les années précédentes c'était différent, donc on est reparti sur la même base puisque ç’avait été ok au niveau des délais l'an dernier et que ça nous permettait d'avoir pris auparavant le temps de définir ce qu'on voulait pour le PSPT. En plus si on avait du le faire pour les FSDIEs d'octobre ca aurait ete plus que bacle. Mais on y repensera pour l'annee prochaine.
  
  
  Secrétariat : comme entériné en AG, c'est Yaëlle qui assure cette fonction
  - Communication interne : prévenir des tournois, des réus, et de tout événement mis en place par TAPIS ... faire en sorte que les CR soient propres, lisibles, clairs, et postés dans les temps. Tout ça passant à la fois par le forum et les sms, mais aussi via les news forum par mail qui sont en effet à remettre en place.
  - Communication externe : prévenir les gens extérieurs à l'asso quand on fait quelque chose qui les concerne, par exemple les tournois. Ça passe par les sms, les publipostages (pas fait pour l'instant car la fac a refusé pour des raisons techniques internes au service lorsque Yaëlle en a fait la demande pour chacun des deux tournois déjà organisés, mais on espère que cela puisse se remettre en place), les affiches ...
  - Gestion du forum : était jusqu'à présent dans les attribution de la secrétaire, mais pour l'instant ce n'est plus le cas et c'est Anna qui prend le relais (voir point forum).
  
  
  
• Banque :
  
  On doit prendre rendez vous. C'est tard, oui, mais on n'a pas pu le faire plus tôt car on attendait les infos de la pref pour avoir un PV complet à présenter à la banque et ça a été très long à obtenir. Après y a eu samedi dernier où Yaëlle pouvait pas. Anna s'occupe donc de prendre rdv pour ce samedi (le 22), ou sinon pour le jeudi 27 (tous les autres jours de la semaine Yaëlle a cours toute la journée, il n'y a que le jeudi qu'elle peut aller à un rendez-vous).
  
  Et quand on les verra on leur proposera des ouvertures de compte le 4 ou le 5 décembre. Yaëlle fait remarquer qu'on peut peut-être leur envoyer un mail à ce sujet pour les prévenir à l'avance, Anna préfère qu'on attende le rdv pour leur en parler.
  
  
  
• PSPT :
  
  Point rapide sur l'organisation et la répartition des tâches à prévoir :
  - Prévoir pour 150 personnes
  - Anna : se renseigne sur dates examens pour fixer la date du PSPT, s'occupe de CRR sécu, hygiène et sécu
  - Lucas : regarde pour les lots
  - Yaëlle : buvette (avec Lucas), com
  - Affiches : on va demander a eric s'il a le temps de nous faire un brouillon, et a lucas
  
  On en reparle à la prochaine réu.
  
  
  
• Petits tournois réguliers :
  
  - Tournoi du vendredi 21/11 (belote au 334) : mise au point des derniers détails.
  
  - Tournoi prévu le jeudi 27/11 en cité U : en l'absence de réponse de cybi net, on annule ce tournoi qui devait avoir lieu chez eux. Du coup il est décidé de ne plus prévoir à l'avance les tournois cite U dans le planning dans la mesure où on n'arrive pas à obtenir de réponse claire et nette de leur part : on continue a garder le contact avec les rives, on va voir pacat, et le jour où ils nous disent "ok pour telle date", on les insère dans le programme.
  
  - Prochains tournois : affichette(s) à l'asso (au tableau) pour le ou les 2 prochains tournois en prévision, précisant clairement quoi, quand, où, et surtout qui est responsable de faire quoi et les dates butoirs. Comme ça on sait qui doit faire quoi, évite les incertitudes.
  
  Prochain tournoi : vendredi 12 décembre, tournoi de poker au 334 avec paf et lots (avant les vacances, mais pas la veille non plus).
  
  
  
• Points administratifs :
  
  - MDE : Baptiste Laget ne donne plus signe de vie, aucune nouvelle.
  
  Le déménagement se fera en deux temps, progressivement dès qu'on aura les clés, puis sous forme d'un après-midi, à priori un samedi, où on conviera tout le monde et notamment les anciens, pour finir le déménagement et surtout, symboliquement, dire "au revoir à l'ancien local". On diffuse l'info dès qu'on aura des nouvelles et une date.
  
  
  - Pref : dossier de déclaration du nouveau bureau et PV de l'AG envoyés, en cours de traitement.
  
  - Assurance : dossier envoyé, en cours de traitement (mais le chèque a été débité, donc a priori tout va bien).
  

PS - point "technique" forum : Yaëlle conserve un accès admin sur le forum car elle en a besoin en tant que secrétaire par exemple pour envoyer les newsletters. En revanche et jusqu'à nouvel ordre, elle précise bien qu'elle se servira de ces droits uniquement pour les actions en lien avec son rôle de secrétaire, et en aucun cas pour agir sur le forum lui-même puisqu'elle a démissionné du rôle de responsable du forum.

Je remarque que ce CR est a l'heure.

Par contre, pourquoi deux présidentes de séances ? Ca me semble bizarre, y'a pas 200 personnes dans la réu nan ?

Une réponse a ma question ?
J'en rajoute parce que personne ne poste.

Citation :

- Anna : se renseigne sur dates examens pour fixer la date du PSPT, s'occupe de CRR sécu, hygiène et sécu
- Lucas : regarde pour les lots
- Yaëlle : buvette (avec Lucas), com
- Affiches : on va demander a eric s'il a le temps de nous faire un brouillon, et a lucas

Budget ?

Citation :

Ça laisse l'impression que tout le monde est d'accord avec lui

Mouais. Prenez donc les gens sur ce qu'ils écrivent, pas sur ce que A.K-(ChinoisLeRouge) ecrit en fulminant de rage. Ca prendrais trop de temps sinon.

Citation :

Yaëlle fait aussi remarquer que le jour où on veut accéder aux outils de fondateur (par exemple les sauvegardes automatiques du forum), le fait qu'il faille passer par A.K-(ChinoisLeRouge) pourrait devenir problématique notamment dans quelques années

Donc dans quelque années, y'a un risque de perdre l'outil actuel, donc autant le perdre tout de suite ?

La co-animation ne requiert toujours pas deux présidentes de séances, en plus de cela la co-animation à tendance à saper l'autorité car qui donne le fin, mùots de l'histoire ?!

Ou sinon j'ai l’impression que pour vous le PSPT c'est un peu vague et lointain et qu'il y a trop de on verra ... C'est juste une impression ? Si c'est juste une impression êtes vous consciente de la quantité de travail et temps que cela représente surtout toi Yaëlle qui veut mettre tes cours en priorité de cette manière tu vas avoir beaucoup de mal à gérer l’ensemble de l’événement de A à Z, car cela prends beaucoup de temps et d'énergie et généralement sur les heures de journée. Si vous êtes consciente de tout cela je propose d'ouvrir un post pour parler de tout ça et de faire des réunions spécifique à ce projet.

Un dernière petite chose, il serait bine de mettre les date des futur réunions ur le forums, avec l'ordre du jour prévu afin que chacun puisse y réfléchir à l'avance; et que les ancien puisse être au courant des dates de réunion.

- "A saper l'autorité" ? Le bureau et le CA sont des démocraties non ? ^^ D'ailleurs on avait bien dit à l'AG qu'on fonctionnerait en binôme même si chacune à son rôle spécifique à jouer...

En fait, au delà des rôles et des taches définis, je pense qu'on a juste pas tous la même perception de la façon dont doivent fonctionner le bureau et le CA, et qu'il n'y a pas une "bonne" ou une "mauvaise" façon : ça dépend des personnalités de chacun et du groupe, et ça peut donc changer d'une année sur l'autre. Chaque bureau doit trouver le mode de fonctionnement, plus ou moins "hiérarchisé", qui lui convient (et ne conviendrait pas un autre) et qui permet à chacun des membres et au bureau dans son ensemble d'être le plus efficace possible pour que l'asso fonctionne le mieux possible. Cela dit je trouve que là on va bien loin à partir juste de cette histoire de "co-présidence" des réus qui continue à me paraitre un détail peu important


- Créer un post au sujet du PSPT : très bonne idée. On peut le faire tout de suite, mais ce serait peut-être mieux de le faire juste après la prochaine réu, dès que y aura le compte-rendu, comme ça on partira de ce qu'on on aura commencé à voir, et à partir de là tout le monde pourra donner avis, conseils et coups de main, signaler les oublis ou les trucs et astuces à connaitre ... Pour l'instant c'est le début de la mise en place, et en effet on sait que c'est lourd. Ce sera mon 3ème et le 2ème d'Anna, on a un peu vu ce que ça peut donner comme boulot. Et on aura de toute évidence besoin d'aide. Par contre réunions spécifiques pourquoi pas mais cela parait en tout cas trop tôt pour l'envisager, on verra si et quand le besoin s'en fait ressentir. L'an dernier cela n'a pas été le cas même si évidemment les dernières réus avant le PSPT ont été quasi uniquement consacrées à ce sujet.

"Toi Yaëlle qui veut mettre tes cours en priorité" ... Ben euh, c'est pas le cas de tous les étudiants ? d'ailleurs je n'aurais pas employé le verbe "vouloir", les cours sont juste une priorité, que je le veuille ou pas ^^ Et peut-être faut-il, comme tu sembles le suggérer d'ailleurs, prendre les choses dans l'autre sens : nous sommes une asso étudiante, donc les membres sont très souvent en cours dans la journée, donc il faut qu'on s'adapte à ça dans la gestion de nos activités.


- Dates des réus : le jeudi tous les 15 jours en tout cas jusqu'à la fin du semestre. Après on reverra selon les emplois du temps. Quant à l'ordre du jour, ça dépend à quel moment il est défini, et il est évolutif jusqu'au début de la réu, ça me parait un peu compliqué de m'engager à le mettre sur forum... Cela dit vous pouvez considérer que les tournois, PSPT et réguliers, seront en gros à l'ordre du jour de toutes les réus jusqu'au printemps !