Compte-rendu du CA du 26/01/2015

Sujet: Compte-rendu du CA du 26/01/2015 Sam 31 Jan 2015, 14:31

Compte-rendu de la réu du lundi 26 janvier (décalée parce qu'il y avait trop d'absents)

Présidentes de séance : Anna et Yaëlle

Membres actifs présents : Lucas et Robin

Membres présents : Louis

Point divers :

- FSDIE octobre - faire le point :
Les bilans ont été envoyés. Manque plus que les factures. Elles sont sur le drive, Anna les dépose après-demain.

- Signature Y chéquier ?
Normalement Yaëlle a le droit de signer les chèques. Elle récupère le chéquier dès que possible.

- MDE : bilan dernières infos

Clés : on en recevra une. [NDLS : en fait on en a reçu deux directement]. Pour gérer l'ouverture du local, on va regarder pour s'acheter une Keybox, ce qui nous permettrait de stocker une clé à l'extérieur du local, dans une boîte fermée par un code, qu'on passerait aux responsables local.
Organisation du déménagement - on fait ça vendredi soir (le 30/01).

Date cérémonie d'adieu à l'ancien local : on voudrait proposer aux anciens de passer une dernière après-midi au local avant de le libérer et qu'il soit muré. Dates proposées : samedi 14/02, dimanche 15/02, samedi 21/02, dimanche 22/02. On fera un Doodle. NB : ces dates seront peut-être modifiées quand on aura plus d'informations sur le déménagement. NDLS : en effet, nous avons finalement appris que l'électricité, l'eau et le chauffage seraient coupés le 3 février à 18h, et que l'université veut tout murer très rapidement, nous avons donc décalé au 8 février.

- À la dernière réu inter-asso, Philippe a présenté un site permettant de présenter les associations, et de mutualiser leurs agendas. Donc ce serait bien de poster dès à présent nos évènements. Anna doit passer l'adresse.
Tournois réguliers :

- point tournoi poker du 29/01 : la salle est réservée, il faut afficher les affiches. Dizaine de personnes attendues au lundi.
- rappel tournoi suivant : belote - vendredi 13/02 - responsables : Robin et Lucas, Robin s'occupe de l'aspect belote (règles, organisations, etc ...), Lucas de la partie technique (réserver la salle, s'assurer qu'on a des tables, etc ...)

Après les vacances, faire Fleming et Pacat ? (Anna a été contactée par une des responsables de l'équivalent à Fleming de PacatNet).
PSPT :

Avancement / à faire

- Date du tournoi :

Anna a revu Mme Villemin, qui lui a dit ne pas connaître toutes les dates d'examen, et donc ne pas pouvoir nous conseiller une date sur ce critère (du coup on pense qu'elle nous a suggéré le 3 et le 30 avril simplement parce que c'était des week-end de trois ou quatre jours ...). Du coup on fait le choix de ne pas rester sur ces dates là, et de décaler au 10 avril, ce qui nous arrange plus. NDLS : après avoir pris cette décision lors de la réu, nous avons appris à l'AG de la FAPS mardi qu'il y a déjà quelque chose le 10 avril. Du coup, comme après c'est les vacances, on décale officiellement au 27 mars, et on valide.

- Lieu du tournoi :

Suite à une discussion, nous décidons de faire l'évènement à la MDE (maintenant nommée Maison des Paris-Sudiens, aka MPS), comme évoqué à la dernière réunion. Pour rappel, ça nous permet d'être directement à côté, de faire découvrir la MPS, de pas devoir gérer les tables les examens ...

Aux remarques comme quoi ça serait dans un bâtiment associatif, avec du passage, du monde, des gens qu'on dérange est répondu que la MDE est très bien isolée. De plus, l'accès à la salle polyvalente où se passera le tournoi se fait par deux portes, l'une au fond qui sera fermée, l'autre qui est sous forme de sas, ce qui permet de délimiter clairement la zone réservée aux participants. La cafétéria en revanche sera dans un lieu de passage, ce qui n'est pas forcément un problème, peut-être que d'autres viendront faire du free-play, c'est pas très grave.

Décision finale : MPS

- CRR - hygiène & sécu - sécurité

Anna a contacté la CRR et hygiène et sécu et la sécurité du boulot de Sylvain. Bilan à la date de la réu :
CRR : on a le devis, bien que pas pour la bonne date, mais ça c'est pas grand chose à corriger.
H&S : on a demandé le dossier, on l'attend NDLS : il est arrivé, en cours de remplissage par Yaëlle
Sécu : techniquement il nous faut le nombre de vigiles minimum établi par H&S avant de pouvoir faire le devis, mais vu les délais et le fait qu'ils ne se déplacent de toute façon pas à moins de 2, on fait dès maintenant la demande de devis pour la soirée avec deux vigiles, et si jamais la fac nous en demande trois on redemandera un devis.

- Lots :

Lucas nous fait une présentation de sa dernière idée de set (celui présenté sur le forum, à 225 euros). Tout le monde est OK, sauf pour le livre "Comment débuter au poker ?" à remplacer par un joli jeu de cartes. Ne reste plus qu'à prendre les captures d'écran et faire le devis détaillé. Lucas.

Par rapport à la répartition des lots, si un joueur part avant la fin il recevra le lot correspondant à son classement, par contre à la fin on posera les lots restants sur une tables et les joueurs restant choisiront, indépendamment du classement des lots.

- Matériel : jetons - jeux de carte

Cap's et Yaëlle ont envoyé leurs devis sur la mailing. On commandera plus tard, selon ce que nous passe les FSDIE (éventuellement prendre moins de jetons)

- Buvette :

Le budget est fini.
Prévisions de repas : 90 sandwichs, 30 boîtes de pâtes (si micro-ondes), le tout acheté à Liddl. Plus comme d'habitude des snacks et des boissons.
Bilan : 423 euros de dépense, pour un bénéfice de 297 euros dans le cas où on vend la moitié du stock pendant l'event, le reste au local, 6 euros si on ne vend rien à l'évènement (ce qui est impossible, à moins d'annuler), et 580 euros si on vend tout lors de l'évènement (très peu probable ^^).

- Com :

Pour le site, Gauthier n'a pas eu le temps la semaine derniere, il fait ça demain.
Pour les affiches, il faut pouvoir accéder à l'espace de gestion en ligne pour faire le devis, Anna doit donner l'accès aux membres du CA au plus vite. Pour ce qui est de l'affiche en elle-même, dernières modifications à faire. URGENT !
Pour le forum, maintenant qu'on a la date et le lieu, Yaëlle fait l'annonce quand elle poste le CR.
Pour fb, le publipostage, ... on attend encore un peu, notamment d'avoir le site d'inscription en ligne.

- Recrutement :

On lance ça vers la mi-février. Yaëlle fera le lancement, avec l'aide de Robin pour prévenir les plus anciens, et possibilité qu'il reprenne la tâche sur les dernières semaines avant le tournoi.

- Budget :

Manque encore trop de devis pour faire un budget précis. Pour la prochaine réu.

- Inscriptions :

On attend des nouvelles de Jérôme Lin. NDLS : je suis allée le voir après l'AG de la FAPS mardi dernier, il m'a renvoyée vers Baptiste Laget qui semble-t-il connaît mieux le fonctionnement. Après explications, le système permet aux gens de payer en ligne, envoit au responsable du compte un mail donnant le nom de la personne, si le paiement est confirmé, etc ... et tous les soirs l'argent est viré sur le compte de l'association. Avec l'accord du CA j'ai entamé les démarches, Baptiste doit nous envoyer un mail ce week-end avec les papiers à remplir.

Décision est prise que les inscriptions se feront uniquement soit en ligne, soit exceptionnellement au local, mais avec paiement d'avance obligatoire. Pas d'inscriptions juste par mail ou message sur le forum (sauf tolérance possible pour un habitué qui ne pourrait pas payer ni passer, mais qu'on connaîtrait bien). Et bien sûr inscriptions sur place le jour même.

Bilan de ce que chacun doit faire d'ici la prochaine réu du 5/02 :
- Anna : devis sécu + réservation salles + accès espace de gestion en ligne + finaliser CRR.
- Lucas : devis lots + finaliser affiche définitive
- Yaëlle : forum (CR + post état avancement PSPT + annonce) et suivi avec Lucas pour projet affiche. Devis affiches et tracts + revoir pour inscriptions en ligne + dossier hygiène et sécu.