Compte-rendu du CA du 12 septembre

Ordre du jour :

• Evénements
  
• Planning
  
• Thomas
  
• Finances
  
• Assurances
  
• FAPS
  

Evénements :
Festival dʼaccueil :
Le jeudi 7 septembre a eu lieu le festival dʼaccueil des étudiants. Etaient présents : Camille, Claire, Gautier, Lucas, Thomas et Florian. Il sʼest mieux déroulé que certaines éditions passées au niveau de lʼorganisation. Nous avions des tables de jeu en C2 pour faire du free play. Pas mal de personnes étaient intéressés, qui reviendront visiblement; certains sont déjà dans la liste des personnes à contacter pour les prochains événements (8 nouveaux numéros et adresses mails).
Le publipostage nʼa pas été envoyé par cause de mauvais timing, mais il sera modifié pour promouvoir le premier tournoi (une fois lʼacception du dossier
sécu acquise).

Tournoi de Poker du 21/09 :
Le premier tournoi de poker de lʼannée était initialement prévu le 14/09 mais a été décalé le 21/09 pour cause de fermeture exceptionnelle de la MaPS. Le dossier sécu a été envoyé à temps, on attend donc le retour.Retard pour lʼaffiche : dʼaprès le planning, elle devrait être imprimée pour le 04/09, et le modèle nʼest pas encore fini ! Florian et Jacques, qui étaient en charge initialement, sont sur le coup pour finir lʼaffiche ce soir. Pour lʼimpression, Thomas se charge dʼen imprimer 20, Fabien 10. Le SMS vient dʼêtre envoyé. Le post Facebook sera mis dans 2 jours.
Ce premier tournoi marque le début du championnat, dont on doit trouver le nom. Un concours à été lancé hier sur la page de TAPIS pour proposer des noms. On choisira entre nous le nom, et pas forcément celui avec le plus de likes. Le vainqueur recevra un snack + une boisson (et la gloire dʼavoir proposé le nom du championnat).
On expérimentera le « killer » pour que les personnes qui éliminent des joueurs remportent des points. Le fait quʼil y ait un enjeu suffirait à motiver les gens à annoncer les kills. On donnerait 5 point par kill pour le « killer » (celui qui fait le plus de kills dans la partie).

Game session :
Les game session vont reprendre, à priori toujours le mardi. Mais cette année, faute de motivation et de disponibilité des membres le mardi, on nʼy participera pas.

Cabaret TIPS:
Le mardi 3 octobre, la TIPS fait de nouveau appel à nous pour tenir la buvette pour leur cabaret. On aura Claire, Thibault, Lucas, Gautier pour la tenir. Thomas et Fabien seront plutôt du côté TIPS, à voir selon la constitution des équipes.

Soirée multi-jeux du jeudi 5 octobre :
La salle C2 est réservée pour nous, on peut éventuellement déborder dans la cafétéria. Il faudra faire une affiche. Se pose la question dʼun thème, lʼexpérience avait montré quʼen mettre un était un plus. Ne trouvant pas dʼidée de thème, on part sur un « pas de thème » mais en mentionnant un buffet, pour la convivialité et lʼattractivité.

Welcome day :
Le samedi 30 septembre aura lieu une journée pour les étudiants internationaux, à laquelle les associations étudiantes sont invitées à participer. Cela se déroulera de 16h30 à 1h du matin (avec une coupure discours au milieu), à priori plutôt en extérieur. Camille se charge demander plus dʼinfo quand au lieu exact où on pourrait installer des tables de freeplay (extérieur, C1, C2, cafétaria ... ).

Prochaines réunions :
Les prochaines réunions étaient prévues le mardi, mais faute de disponibilités de beaucoup de membres, elles sont décalées, (cf point suivant).

Planning :
Après un tour de table des disponibilités des membres du CA, il sʼavère que cʼest désormais le lundi qui est la meilleure date pour les réunions. Les prochaines réunions, qui étaient fixées les mardis 26 septembre et le 10 octobre, sont avancées respectivement au lundis 25 septembre et 9 octobre.

Thomas :
Thomas souhaite démissionner de son poste au sein du CA. Il reste membre et aidera, notamment pour coller les affiches, mais ne participera plus aux
réunions. Il juge que le bénéfice dʼêtre au CA nʼen vaut pas les inconvénients, notamment le temps consacré à ses réunions.

Finances :
En rentrées dʼargent, nous avons déjà 3 cotisations pour cette année (Yannick, Gautier, Florian de CLEMATIS).
Pour lʼannée passée, nous avions 17 membres, mais seulement 16 cotisations (e.g. il manque 5€ dans lʼenveloppe des cotisations). Camille va donc relancer un SMS à tous les membres actuels, pour voir si quelquʼun se souvient de ne pas avoir payer sa cotisation. Cela permettra de donner lʼinformation que les cotisations pour cette année sont ouvertes.
Suite à la dernière réunion, Gautier est allé voir le service financier pour les deuxièmes moitiés des 3 derniers FSDIE. Il aura du nouveau demain, mais il faudra donner des factures relatives à la sécurité du PSPT (Athena a refusé le virement, parce quʼil nʼy a pas eu de facture correspondante, donc on les relance pour avoir cette facture, les payer, et recevoir lʼargent du FSDIE) mais aussi les bilans moraux et financiers de chacun des projets. Claire et Yaëlle se chargent de les écrire.Lʼargent de Culture Actions est toujours attendu ... Camille se charge de les relancer.
Gautier a également remboursé une partie des dettes de lʼassociation envers des personnes physiques (Fabien, Gaëlle, Gautier et maman Yaëlle). Les dettes
de lʼassociation sont toujours dʼenviron 560€, et le compte possède actuellement environ 210€. Si tous les flux financiers sʼéquilibrent (dettes remboursées, et argent en retard qui arrive) on finirait lʼannée (c.à.d. au moment de lʼAGO) avec 675€.

Assurance :
Gautier nʼa pas cherché, donc pas de nouveau depuis la dernière réunion.

Local :
Lʼan prochain, peu des membres du CA actuel pourront être présents de façon récurrente au local (sauf Gautier et Thomas) on risque donc dʼavoir peu de
permanences ... Il se peut que la serrure du local soit remplacée pendant cette semaine de travaux à la MaPS. Si cʼest le cas, on reprendra lʼancien système
avec des responsables local qui auront le code de la key box (avec la clé attachée à lʼintérieur).
Une réunion aura lieu ce jeudi 14 septembre, à 18h30 à propos du Wi-Fi de la MaPS. En effet, depuis juillet, il y a des problèmes dʼinternet dans tout le bâtiment. Si possible, on devra aussi évoquer les problèmes dʼinternet filaire dans tout le bâtiment. Gautier et Camille y seront.

Conseil des usagers le mercredi 20
On va y parler, entre autres, des statuts de lʼassociation de gestion du bâtiment.

Yaëlle :
Un de nos membres nous a contacté pour pouvoir promouvoir des tournois de poker quʼil organise lui-même, avec de lʼargent à payer à lʼentrée, et de lʼargent à gagner.
Nous avons catégoriquement refusé, car cʼest illégal.

FAPS :

Un CA a été prévu la semaine dernière, mais faute de quorum, nʼa pas eu lieu. Il a été remplacé par un point dʼinformation, et un vote électronique a été organisé. Quelques personnes du GT FAPS de TAPIS on donné leur avis à ce propos, et il y a jusquʼà ce soir 23h59 pour voter. Si les votes ne recueillent pas le quorum, les points seront reportés pour le CA.
Pour le premier point, à savoir le soutien ou non de la candidature de Sandra à la VPE de Paris-Saclay, notre avis sera « NPPAV » (1 abs, et 5 pour).
Pour le second point, le renouvellement de lʼagrément pour lʼaccueil des Volontaires en Service Civique (VSC) par lʼAGORAé, lʼavis du CA est « Pour ». Ce sera bien le vote de TAPIS (2 abs, 4 pour).
Mardi 19 septembre aura lieu un CA FAPS, et le mardi 3 octobre une AG. Pour les votes de ces réunions Yaëlle va sonder le GT, qui devra répondre.
On devra lancer une réflexion quand notre ré-adhésion à la FAPS, sachant quʼelles se feront avant lʼAG, donc pas de possibilité de voter pour, entre autres, le renouvellement du bureau.


[NB : CR pris par Fabien]

Citation :

Un de nos membres nous a contacté pour pouvoir promouvoir des tournois de poker quʼil organise lui-même, avec de lʼargent à payer à lʼentrée, et de lʼargent à gagner.
Nous avons catégoriquement refusé, car cʼest illégal.

Ce n'est pas illégale s'il fait ça chez lui, il n'a juste pas le droit de taxer les gens comme un casino.