Compte-rendu du CA du 25 septembre

Ordre du jour :

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• MAPS
  
• Trésorerie
  
• FSDIE
  

FAPS :

* Vote électronique

La FAPS a lancé un vote électronique sur deux points suite au CA. La deadline est 20h, on gère donc d'abord ces deux votes.

Contrat RISO :

On a un contrat pas adapté. RISO propose une nouvelle machine, plus récente, qui fait de grosses impressions très vites.
Logiciel de gestion reste le même, mais géré entièrement par la FAPS.
On pourrait faire 1 000 comptes utilisateurs, ce qui permettrait de toucher plus d'étudiants. Et on pourrait passer à 10 000 en changeant de logiciel (payant).
Il faut créer les comptes, mais cela peut être faire sur la RISO par n'importe quel admin.
Machine avec agrafes, 55€ les 15 000. L'encre est renouvelée par RISO.
Nouveau prix : le même (pour une meilleure offre, ils nous font une offre)
Le forfait copie proposé est insuffisant, Thomas demandera qu'il soit augmenté.

En plus RISO propose une plieuse, à 1 400€, qu'on paye réparti sur les trimestres, qui nous appartiendra à la fin des 6 ans.
Et on garde le massicot.

Et dans le contrat RISO, ils nous donnent 6 000€ de subventions.

Avec ce nouveau contrat, il y a moyen de faire de l'argent (le but est d'aider les associations), mais il va falloir se bouger.

Niveau timing et comparaison, il nous reste 3 ans de contrat sur l'ancien, et si on change on repart pour 6 ans, mais avec un contrat plus viable vu la situation.

Procédure de vote
Justificatifs : nope
NPPAV : 0, Abs : 3, Contre : 0, Pour : 3
A la majorité, TAPIS votera pour le changement de contrat RISO.

Adhésion à la FAGE :
Lors du CA, il y a eu un point sur la ré-adhésion à la FAGE pour 2017-2018. En raison des NPPAV, il n'y a pas eu le quorum pour ce vote.
Pour simplifier les démarches, le bureau ré-adhère par défaut, et on vote pour savoir si la FAPS devra démissionner.

Procédure de vote
Rappel : pour un vote FAPS, les membres du CA ont 6 choix.
- le membre ne prend pas part au vote
- le membre s'abstient
- le membre vote pour que TAPIS ne prenne pas part au vote
- le membre vote pour que TAPIS s'abstienne
- le membre vote pour que TAPIS vote pour
- le membre vote pour que TAPIS vote contre
Justificatifs :
Camille : on s'est déjà exprimés lors du CA sur ce vote là, et je ne vois pas de
raison que l'on change ce vote, parce que les affaires de la FAGE ne concernent
pas TAPIS, donc NPPAV.
NPPAV : 0, Abs : 2, pour NPPAV : 4, pour abs : 0, pour pour : 0, pour contre : 0

CA du 19/09/17

Jacques fait un résumé du CA. Si un membre de TAPIS souhaite consulter le compte-rendu envoyé par la FAPS, il peut [url=mailto:asso.tapis@gmail.com]envoyer un mail[/url] au bureau.

5 personnes étaient présentes, dont plusieurs par procuration.

Ont été acceptés par vote :
- l'engagement de deux Services Civiques à l'AGORAé
- la demande de la FAPS d'avoir un agrément pour accueillir ses propres services civiques

Adhésion à la FAPS

Lors du CA, il a été rappelé que lors de l'Assemblée Générale seules pourraient voter les associations ayant renouvelé leur adhésion pour 2017-2018.

Il faut donc décider si TAPIS reste administrateur.

Avis des membres du CA :
Fabien : grognement et soupire.
Florian : plutôt contre. Ça commence à partir en sucette, et on perd notre temps sur la FAPS. Franchement, quand on voit un CA de la FAPS à 5, on peut poser légitimement la question : "que fait la FAPS ?".
Gautier : contre.
Claire : plutôt contre. L'année dernière, on a essayé de changer le fonctionnement de fond de la FAPS, et ça a pas marché. Elle ne pense pas que ce soit une bonne idée de ré-adhérer à la FAPS parce qu'on arrête pas de s'en plaindre. Même là s'il y a une nouvelle direction, ça reste des gens qui ont été responsables, donc il ne vaut mieux pas ré-adhérer cette année.
Yaëlle : j'ai poussé TAPIS à rester à la FAPS cette année parce qu'on devait changer des choses, sauf que quand on a essayé ça a échoué ... alors certes, il y a des avantages (interassociatif, assurance, ...) à la FAPS, mais actuellement il semblerait qu'on a plus d'inconvénients que d'avantages. Cela dit, puisqu'il s'agit d'une décision concernant l'année prochaine, et compte tenu de ma position par rapport à la FAPS, je préfère m'abstenir.
Camille : comme tous les ans, ce que je vous dis c'est "cassons-nous". Cela fait des années que chaque année on dit souhaiter attendre de voir ce que fait le prochain bureau, sans succès. Cela nous prend du temps et de l'énergie, pour pas beaucoup d'avantages. Donc vote clairement contre la ré-adhésion.

Procédure de vote :
Justificatifs : cf les avis donnés précedemment
NPPAV : 0, Abs : 1, Contre : 5, Pour : 0

TAPIS ne reste pas administrateur de la FAPS.

Question suivante : est-ce que TAPIS reste observateur ?
Fabien : pour la FAPS, ça change rien. Mais on reste un petit peu informé. Mais la plupart des choses passent sous le nez.
Jacques : la FAPS gère les Welcome Pack et l'AMFI, donc en restant observateurs on est dans la boucle pour ces détails.
Camille : cette année même les admins étaient pas au courant.
Gautier : inutile de rester observateur, on pourra quand même être présents aux AGs.
Camille : mais on sera prévenu.
Yaëlle : on peut désigner un petit groupe de personnes qui seraient intéressés, leur rediriger les mails automatiquement, et les laisser garder un oeil sur la FAPS

Bilan des membres de la TIPS, qui est observatrice : il y a quasiment pas de mails, donc quasiment pas d'infos

Est-ce que TAPIS ré-adhère en tant qu'observateur ?
Procédure de vote :
Justificatifs :
Camille : "Clairement nous notre problème c'était d'être admin. Après c'est toujours important d'être informé, surtout quand la FAPS gère le bâtiment qui héberge ton local, donc moi je vais voter pour que TAPIS devienne observatrice."
Yaëlle : "Je pense que TAPIS a intérêt à garder un oeil sur la FAPS, mais comme ça concerne l'année prochaine et que je ne suis pas partiale pour la FAPS, je
vais m'abstenir."
Florian : "Je vois pas quel est l'intérêt d'être observateur puisqu'on aura aucun droit de vote, donc même si on voit que quelque chose arrive on pourra rien faire." Vu le nombre de mails que reçoivent les observateurs, on sera pas plus informés.
NPPAV : 1, Abs : 1, Contre : 1, Pour : 3

TAPIS devient observatrice de la FAPS.

Yaëlle enverra un mail et remplira le formulaire. Puis démissionne de son poste de VP FAPS.

Assemblée Générale Ordinaire :

14h dimanche 22 octobre, en C1.
Pour rappel, tous les membres sont convoqués. A TAPIS, il n'y a pas de procuration, ni de quorum.
Yaëlle fait également un rappel des modalités de convocation définies dans les statuts.

Evènements :

Tournoi de jeudi 21/09

Qui était là ? Gautier, Florian, Yaëlle, Thibault, Fabien

On avait 44 joueurs, dont seulement 2 tapissiers. Ainsi que deux anciens : Cap's, et Yoann.

Petit rappel que lorsque l'on installe les tables, il faut mettre les numéros dans l'ordre.
Il faut penser à checker à chaque fois que l'on a bien les jetons, les cartes, les numéros de place, et les jetons dealer.

On a pas eu le temps de finir la table finale.
Florian dit qu'on pourrait finir plus tard.
Réponse de Yaëlle : il s'agit d'une contrainte horaire fixée par les organisateurs (et certains joueurs) qui doivent partir. On doit borner le tournoi, on ne peut pas dépasser jusqu'à aussi longtemps qu'on veut. Il s'agit d'un tournoi étudiant organisé par des bénévoles, avec des contraintes horaires.

Florian apporte le point de vue du joueur, et dit qu'il faudrait rester plus tard, que c'est triste de devoir se suicider sur une table finale.
Réponse des organisateurs : c'est le format de nos tournois, sinon on peut aussi ne pas en faire.

Proposition de Claire : mettre sur l'affiche minuit vingt pour que l'heure de fin soit claire.


Les agents de sécu de la fac sont passés nous voir parce qu'ils n'avaient rien reçu. Il a fallu leur ressortir le dossier sécurité, sur lequel la date et l'heure n'étaient pas clairement indiqués.
Du coup pour la prochaine fois il faudrait l'imprimer pour l'avoir sous la main.


Florian rappelle la proposition de faire un dossier sécu récurrent. Sauf que cela impliquerait de fixer un planning ultra régulier, et de savoir. Camille, personne responsable des dossiers sécus, dit que c'est trop compliqué de fixer les dates à l'avance.
Flo propose de faire des dossiers sécu types que Betkaoui aurait.
Réponse de Camille : en fait on a les dossiers types, je change juste la date et je l'envoie.
Donc Camille trouve plus simple de garder le fonctionnement actuel.


Pour l'affiche, il y a eu création d'une nouvelle affiche, sauf que du coup les affiches étaient absolument pas prêtes dans les temps.
Au mois de juin, on discutait déjà des affiches du tournoi de poker (on avait réparti les responsabilités), Florian et Jacques avaient été désignés comme responsables.


Nom du championnat : Championnat Annuel des Rompu.e.s de Poker Et Talentueux Tricheurs Eventuels
Cadeau pour Lenny


Cabaret le 3/10

On a vu au dernier CA qui pouvait être là. Fabien est responsable de l'organisation de la buvette du cabaret.


Multi-jeux le 5 octobre

Est-ce qu'on reprend le modèle habituel ? Oui.
Camille s'en charge.
Pas besoin de dossier sécu parce qu'on finit avant 23h.
On commence à 18h30, donc il faut installer avant.

Pas de thème, buffet participatif de début d'année.


CVE le 5 octobre

A 15h à la MaPS aura lieu la Commission Vie Etudiante. L'idée est de rassembler des étudiants, des associations, et des élus, pour améliorer la vie étudiante à PSud.
Sont au programme l'engagement étudiant, et la charte des associations.
Gautier y sera, Florian peut-être aussi.


Trésorerie :

On a reçu le papier officialisant le dernier dossier FSDIE.
Les factures ont été déposées pour les trois dossiers.
Les bilans moraux et financiers ont été rédigés par Yaëlle et Claire, et complétés par Gautier.
Camille les envoie très vite.


Assurance :
Clematis paye 82€35 pour leur local auprès de la MAIF. Il y a probablement moyen de payer le même genre de contrat.
Les cotisations continueraient de couvrir l'assurance. Gautier va prendre contact avec la MAIF.


Local :

On nous a installé la nouvelle serrure, avec deux clés. Il faut la payer 165€.

Pour l'instant il y a une clé dans la keybox.
Remise en route du système de permanences et des responsables local via le groupe Facebook Bénévoles de Tapis.

MaPS :

Wifi a été coupé, il va être remis d'ici 1 mois.
Pour l'internet filaire, il faut redonner les adresses MAC.
En cas de problème avec la DI, il faut contacter Kevin, pas la présidence !

Niveau travaux, de menus travaux ont eu lieu.

APOIL a protesté de l'accès aux locaux par les services techniques, sans prévenir. Les assos demandent à être informées avant ou après un passage. Kevin a répondu que les directeurs ont le droit.

Pour la réattribution, Kevin a du mal à rassembler les personnes qui doivent être présentes pour l'état des lieux, mais il essaye de faire ça au plus vite.