Compte-rendu du CA du 09/04/15

Sujet: Compte-rendu du CA du 09/04/15 Sam 11 Avr 2015, 17:10

Compte-rendu de la réu du jeudi 09 avril

Présidentes de séance : Anna et Yaëlle

Membres actifs présents : Lucas

Membres présents : Amélie, Claire, Louis, Antoine

MAPS :

Une réunion du comité directeur de la MAPS a eu lieu mercredi 8/04 (veille de la réu) avec notamment les trois directeurs de la MAPS, et les associations résidentes à la MAPS, dont TAPIS représenté par Anna. Plusieurs sujets ont été abordés :

- Liste des problèmes rencontrés depuis l'ouverture de la MAPS, et solutions trouvées. Cette liste est consultable au local.

- Charte pour l'organisation des évènements, avec notamment les règles pour réserver les salles. Avec en particulier la nécessité de déposer un dossier événementiel pour toute réservation de la salle polyvalente ou de la cafet, ainsi que pour tout évènement allant au delà de 23h. On a un exemplaire du dossier, consultable au local. Il comprend notamment un certain nombre de cautions qu'il sera obligatoire de déposer pour réserver une de ces salles, et notamment une caution pour le ménage.

- Désormais, le 399 sera ouvert par le poste de garde à 8h et fermé à 23h. En effet il s'est avéré après vérification des textes de loi que la présence d'un responsable sécurité, par exemple un étudiant formé, n'est obligatoire que lorsqu'il y a plus de 300 personnes présentes. Et du coup lors des évènements à plus de 300 personnes c'est l'agent SSIAP qui sera ce responsable.

- Une commission sécurité passera prochainement dans les locaux pour vérifier que les équipements et les meubles sont certifiés. On aura 72h après leur passage pour régler les soucis éventuels, et sinon c'est expulsion du 399.

- Achat de mobilier complémentaire : il avait été dit à la fin de la construction qu'il restait 250 000 euros, utilisables notamment pour acheter du mobilier complémentaires pour certaines associations. Pour rappel, TAPIS avait alors fait une demande pour des patères, une poubelle, un meuble supplémentaire, et un tableau blanc. Sauf qu'à l'heure actuelle cet argent a été partiellement dépensé, par plusieurs personnes différentes, et apparemment personne ne sait où on en est et combien il reste de disponible pour le mobilier. Les achats de mobilier sont donc repoussés à une date ultérieure, quand le problème sera réglé. Du coup en attendant décision est prise d'acheter une poubelle sur nos fonds propres, parce que sinon ça va pas être possible

- Les travaux ne sont pas finis, mais les entreprises qui en sont chargés ne viennent plus et on n'a donc aucune date précise pour les derniers travaux prévus. Du point de vue de TAPIS, cela veut surtout dire qu'on ne sait pas quand on aura les stores ...

- Ouverture officielle avec la région : le 21 mai à 14h. Il y aura le président de la région, et potentiellement le secrétaire d'état à l'enseignement supérieur et à la recherche. Il y aura aussi quelques associations.
Petits tournois :

- Tournoi de tarot le vendredi 17 avril. Les affiches sont faites, Lucas doit les imprimer, et l'affichage doit se faire vendredi.

- Yaëlle rappelle qu'on avait parlé de faire un tournoi de poker après les vacances de printemps. Décision est prise de l'organiser le vendredi 15 mai. Lucas est chargé de l'affichage, Anna de réserver la salle, Yaëlle de l'organisation globale.

- Anna va recontacter les cités U pour reproposer des tournois.
PSPT :

Bilan financier (Yaëlle) : on a refait une demande au FSDIE pour demander un complément permettant de financer l'agent SSIAP qu'on a dû rajouter à la dernière minute (230€). Pour l'instant, sans ce FSDIE complémentaire, on est positifs de 55 euros : dans tous les cas et malgré la suppression de la PAF et l'ajout de l'agent SSIAP au dernier moment, l’événement est au minimum légèrement bénéficiaire. Et si ce FSDIE est accepté il sera bénéficiaire d'environ 300€. Pour le détail, contacter Yaëlle.

Bilan moral (Anna) : on a eu globalement des retours positifs. Les quelques plaintes étaient du genre "joueurs trop nuls à ma table", ou "plus assez de monde à ma table". La première on n'y pouvait rien, la deuxième a été chaque fois rapidement rectifiée en rassemblant des tables. En revanche aucune remarque négative sur l'organisation, au contraire : très bon retour des participants.

Buvette : il y avait trop de serveurs dans la salle au début, mais ça a été rectifié rapidement par une réorganisation des shifts. Il y a eu quelques ventes de sandwichs / pâtes durant les pauses, mais globalement on a vendu moins que prévu (même en prenant en compte qu'il y avait moins de monde que prévu). Yaëlle fait remarquer que pour l'année prochaine il faudrait peut-être remettre le tournoi à 19h. Cela permettrait que moins de gens aient mangé avant de venir, et donc de faire plus de ventes sur la buvette. Par ailleurs, du fait du nombre de joueur moins important que prévu, le tournoi a duré moins longtemps, et les joueurs ont donc moins eu le temps d'avoir faim. Mais ça c'est difficile à anticiper ...

Boîte à dons : n'a pas fonctionné (4 euros et 1 centime au total). Peut-être la mettre a côté des inscriptions l'année prochaine et plus inciter les participants à faire un petit don ...

Sécu & CRR : l'agent de sécurité n'a rien fait, et notamment n'a vérifié ni les sacs ni les pièces d'identité, contrairement à ce qui avait demandé par la fac, et alors qu'Anna le leur avait bien rappelé avant le début de la soirée ... Par ailleurs, et d’après le responsable de la CRR, celle-ci n'est en fait absolument pas obligatoire. La présence d'un agent SSIAP, qui de toute façon nous est imposé par la fac, et qui fait à la fois l'aide à la personne, la sécurité, et la prévention incendie est suffisante : besoin ni de CRR, ni de sécurité extérieure. A savoir pour l'année prochaine.
Au niveau des factures, on a pas encore payé. Athéna nous envoie bientôt la facture, aigle-souplesse nous avait contacté pour avoir notre adresse exacte, Yaëlle les a rappelés, et a atterri sur un répondeur, sur lequel elle a laissé la dite adresse. On n'a pas eu de nouvelles depuis, Yaëlle se charge de les relancer par mail.

Photos de l’évènement : un aperçu est déjà sur fb, l’intégralité arrive ce week-end. [NDLS : c'est fait ]

Points divers à retenir pour la prochaine fois :

- penser à faire un état des lieux au moment de l'installation. Ça évitera qu'on puisse nous tenir responsable d'une table déjà cassée (même si Anna a réglé le problème).

- récupérer des tables pour mieux organiser la salle free. Elle n'a pas eu beaucoup de succès cette année, probablement parce qu'elle ne ressemblait pas à une salle pour jouer aux cartes.

- ne pas espérer autant de monde, prévoir plutôt autour de 80 personnes.

Comment avoir plus de monde ?

- Mieux gérer l'affichage. Sachant que la panique déclenchée par la fac menaçant d'annuler l'évènement trois semaines avant et nous obligeant a suspendre toute la com pendant plusieurs jours ne nous a pas aidé ... :/ Ce problème ne se posera plus l'an prochain.

- Organiser plus de tournois en cités U dans les 15 jours précédant l'évènement (on en avait 3 de prévu, on en a fait que 1 : Cibynet n'a jamais vraiment répondu, et Fleming a annulé au dernier moment). A prévoir plus tôt et mieux s'organiser.

[NDLS : à prévoir aussi = bien mettre en avant la gratuité du tournoi (quitte à être obligé de faire un tournoi gratuit, autant se servir de cet argument pour faire venir du monde !), et insister plus sur la possibilité de s'inscrire sur place au dernier moment.]
Point divers :

- Penser à faire le ménage. Régulièrement. Et à ranger. Il faut que le local soit présentable !

- Antoine finit les affiches pour la campagne de com autour de la MAPS, il nous les envoie ce week-end.

- Anna propose une crêperie, avec anciens et nouveaux. Antoine contacte les anciens. On va fixer la date, il faut que Anna voit avec Cap's. Des nouvelles très bientôt par sms

Admin Messages : 338 Date d'inscription : 11/03/2011

Popa a écrit:: Compte-rendu de la réu du jeudi 17 avril[/center]

Euuh nous sommes le 13/04 ...

Plein d'autre question mais une autre fois il est 2h passé ...

Sujet: Re: Compte-rendu du CA du 09/04/15 Lun 13 Avr 2015, 20:57

Oui en effet il y avait un petit probleme sur la date ... c'est corrigé ^^

Sujet: Re: Compte-rendu du CA du 09/04/15

» Compte-rendu du CA du 20/10/14
» Compte-rendu du CA du 6/11/14
» Compte rendu CA du 30/04/13
» Compte-rendu du CA du 20/11/14
» Compte-rendu du CA du 18/12/14